Een boomkwekerij open dag organiseren

Begin met een duidelijk programma en een route die bezoekers zelfstandig kunnen volgen. Leg daarna vast welke bomen, planten en demonstraties centraal staan en verwerk dit in uitnodigingen, borden en routekaarten. Regel vroeg de praktische kant: aanmeldingen, dieetwensen, leveranciers, parkeren en drukwerk. In de laatste week draait alles om terrein, verkooptafels, catering en bewegwijzering; juist daar ontstaan de meeste vergeten klussen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciersbestellingen plaatsen
6
Parkeerterrein aanwijzen
2 personen
7
Rondleidingsroute uitzetten
2 personen
8
Bomen en demonstraties selecteren
2 personen
9
Borden en routekaarten ontwerpen
10
Drukwerk laten maken
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Terrein maaien en vegen
3 personen
14
Toiletten controleren
15
Bomen en planten prijzen
3 personen
16
Verkooptafels voorbereiden
2 personen
17
Koelers en dranken klaarzetten
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
22
Informatiestands inrichten
3 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen

Event

26
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Rondleidingen begeleiden
4 personen
29
Boomverzorging demonstreren
2 personen
30
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
31
Planten en bomen verkopen
3 personen
32
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Afval verzamelen
3 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
41
Restanten opslaan
2 personen
42
Materialen controleren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Verkooptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloempottenaantal 20
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondleidingsroute vóór je borden en drukwerk laat maken. Controleer of bezoekers onderweg veilig langs bomen, demonstraties en verkoop kunnen lopen en wijs minstens één parkeerroute duidelijk aan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan leveranciers zodra de inschrijving sluit. Zo voorkom je dat hapjes, koffie en thee pas op de ochtend zelf geregeld worden.
Reserveer de laatste werkdag vóór de open dag voor maaien, vegen, toiletten controleren en het klaarzetten van afvalbakken. Op de dag zelf houd je dan alleen nog tijd over voor opbouwen en een laatste ronde.
Zet verkooptafels, informatiestands en routeborden op hun plek voordat bezoekers arriveren. Prijs bomen en planten vooraf en leg naamkaartjes, routekaarten en betaalinformatie klaar; dit wordt vaak te laat ontdekt.
Zet dranken en koelers niet pas bij de start klaar. Laat dranken tijdig koud worden, vul thermoskannen voor koffie en thee en test geluidsboxen, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste rondleiding.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een boomkwekerij open dag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en leveranciersbestellingen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je de rondleidingsroute voor een open dag uitzetten?: Bepaal de route uiterlijk 3 weken vóór de open dag, nadat je bomen en demonstraties hebt geselecteerd. Controleer de route nog één keer in de week voorafgaand aan het evenement op veiligheid en bereikbaarheid.
Hoeveel tijd heb je nodig om het terrein klaar te maken?: Plan minimaal een halve dag voor maaien, vegen, toiletten controleren en het plaatsen van bewegwijzering. Bouw partytenten, tafels, stoelen en verkooptafels bij voorkeur de dag ervoor op.
Wat moet je niet vergeten bij catering voor een boomkwekerij open dag?: Tel aangemelde bezoekers en medewerkers apart en controleer dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet koffie, thee en koude dranken op de ochtend zelf klaar, maar laat koelers en servies al eerder op de juiste plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.