Organiser des portes ouvertes de pépinière, étape par étape

Pour réussir des portes ouvertes de pépinière, commencez par fixer une date, un programme et une capacité d’accueil réaliste. Structurez ensuite les inscriptions, le parcours de visite et les démonstrations avant de commander les fournitures et les imprimés. Les derniers jours servent surtout à préparer le terrain, les espaces de vente et l’accueil. Le jour J, prévoyez un itinéraire lisible, des boissons accessibles et une équipe capable d’orienter les visiteurs.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Passer les commandes fournisseurs
6
Désigner le parking
2 personnes
7
Tracer le parcours de visite
2 personnes
8
Sélectionner les arbres et les démonstrations
2 personnes
9
Concevoir les panneaux et les cartes d’itinéraire
10
Faire réaliser les imprimés
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Tondre et balayer le terrain
3 personnes
14
Vérifier les toilettes
15
Tarifer les arbres et les plantes
3 personnes
16
Préparer les tables de vente
2 personnes
17
Préparer les glacières et les boissons
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer l'éclairage
2 personnes
21
Installer la signalisation
2 personnes
22
Installer les stands d’information
3 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
28
Accompagner les visites guidées
4 personnes
29
Démonstration de l’entretien des arbres
2 personnes
30
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
31
Vendre des plantes et des arbres
3 personnes
32
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
35
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
39
Démonter les tentes de fête
4 personnes
40
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
41
Ranger les restes
2 personnes
42
Vérifier le matériel
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de venteqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Pots de fleursqté 20
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires de visite, les démonstrations et, si nécessaire, un créneau d’inscription. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux temps forts pour absorber les retards.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’ouverture. Cela vous laisse le temps d’ajuster les encas, le café, le thé et les commandes fournisseurs.
Dessinez le parcours avant d’installer les panneaux : prévoyez un sens de circulation, un point de départ et une sortie clairement visibles. Testez l’itinéraire à pied la veille et corrigez les zones où les visiteurs hésitent.
Ne repoussez pas la préparation de la vente au matin même. Tarifez les arbres et les plantes, préparez les tables de vente et vérifiez les moyens de paiement au plus tard la veille.
Réservez une demi-journée pour le terrain et les installations finales. Tonte, balayage, toilettes, tentes, éclairage, signalisation, boissons au frais et stands d’information doivent être vérifiés avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour des portes ouvertes de pépinière ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes qui doivent s’inscrire 7 jours avant, afin de finaliser les quantités d’encas et de boissons.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le parcours de visite ?: Comptez 2 à 3 heures pour tracer le parcours, choisir les points d’arrêt et préparer les cartes et panneaux. Faites un essai complet la veille, avec les panneaux réellement installés.
Quand préparer les boissons et le café pour les portes ouvertes ?: Préparez le matériel, les gobelets, les tasses et les thermos la veille. Mettez les boissons au frais quelques heures avant l’ouverture et lancez le café ou le thé juste avant l’accueil.
Que faut-il vérifier le matin des portes ouvertes ?: Prévoyez une vérification d’environ 60 minutes : accès et parking, toilettes, signalétique, éclairage, tables de vente, stands d’information et boissons. Faites aussi un dernier tour du parcours pour retirer les obstacles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.