Een boerderijshow organiseren: zo pak je het aan

Begin een boerderijshow niet met de aankleding, maar met het programma, de dieren en het terrein. Leg eerst vast welke dierhouders en demonstraties meedoen en controleer daarna vergunningen, verzekering en voorzieningen zoals stroom, toiletten en afvalinzameling. Werk met een duidelijke scheiding tussen bezoekers, dieren en werkzones. Verzamel registraties en dierenartsgegevens ruim voor de show, zodat ontbrekende informatie niet op de laatste dag voor problemen zorgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein reserveren
3
Dierhouders benaderen
2 personen
4
Demonstraties vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Promotie online plaatsen
8
Vergunningen controleren
9
Verzekering controleren
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Dierregistraties verzamelen
2 personen
13
Dierenartsgegevens vastleggen
14
Stroomvoorziening reserveren
15
Afvalinzameling regelen
16
Toiletten reserveren
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Routebeschrijving versturen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dierenverblijven inspecteren
3 personen
23
Terrein maaien en egaliseren
3 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Dieren rustig laten wennen
3 personen
26
Terrein afzetten
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Dierenhokken plaatsen
4 personen
29
Hekken en poorten monteren
4 personen
30
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Podiumvrije demonstratieruimte markeren
2 personen
33
Infopunten inrichten
2 personen
34
Dieren identificeren
3 personen
35
Dieren voeren en water geven
3 personen
36
Catering opstarten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Bezoekersregistratie klaarzetten
2 personen
41
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
42
Dierenbegeleiders instrueren
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Programma toelichten
46
Dierenpresentatie begeleiden
4 personen
47
Landbouwdemonstratie begeleiden
3 personen
48
Kinderrondleiding begeleiden
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Dieren voeren en verzorgen
4 personen
54
Dierenverblijven schoon houden
3 personen
55
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
56
Toezicht bij dieren houden
3 personen
57
Fotomoment begeleiden
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Avondshow begeleiden
4 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Dieren terugbrengen
4 personen

Nazorg

62
Dieren verzorgen na afloop
3 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Dierenhokken reinigen
3 personen
68
Hekken en afzettingen afbreken
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Restanten opslaan
2 personen
75
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 6

Dierenverzorging

Dierenhokkenaantal 8
Drinkbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Hooibalenaantal 10
Strobalenaantal 12
Diertransportboxenaantal 6
Halstersaantal 4
Lijnmateriaalaantal 4
Poepgrijpersaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Volièrenettenaantal 2
Dierverzorgingssetsaantal 3

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Hekpanelenaantal 24
Pionnenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Batterijlampenaantal 12
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Boerderijbordenaantal 12
Routepijlenaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 12

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 120
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Kassa
Wisselgeldbak

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en leg demonstraties vroeg vast. Zo kun je uitnodigingen, online promotie en de routebeschrijving baseren op een echt tijdschema.
Maak het terrein uiterlijk enkele dagen vooraf klaar: maai en egaliseer het gras, inspecteer de dierenverblijven en zet looproutes met dranghekken, hekpanelen of afzetlint af. Houd bezoekersstromen en diertransport gescheiden.
Verzamel dierregistraties en dierenartsgegevens uiterlijk één week voor de show. Controleer ook of voor iedere deelnemer de juiste dierenverblijven, drinkbakken, voerbakken en bodembedekking beschikbaar zijn.
Bereken catering per tijdsblok in plaats van alleen op het totale bezoekersaantal. Tel dieetwensen mee zodra aanmeldingen binnenkomen en controleer servies, tafels, stoelen en koeling minimaal drie dagen vooraf.
Maak een kort draaiboek met contactpersonen, telefoonnummers, aankomsttijden en een slechtweerbesluit. Print het draaiboek op de dag zelf en wijs per zone één verantwoordelijke aan voor dieren, veiligheid en bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boerderijshow organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en dierhouders. Vergunningen, verzekering en voorzieningen regel je daarna direct; controleer alles uiterlijk 2 weken voor de show opnieuw.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een boerderijshow?: Reserveer naast bezoekersruimte ook aparte zones voor dieren, transport, demonstraties en catering. Plan de terreinindeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd looproutes breed genoeg voor bezoekers, kruiwagens en diertransportboxen.
Wanneer moet je dieren registreren voor een boerderijshow?: Vraag dierregistraties en dierenartsgegevens bij aanmelding op en sluit de controle uiterlijk 1 week voor het evenement af. Ontbrekende gegevens kunnen dan nog bij de dierhouder worden opgevraagd.
Wat regel je de dag voor een boerderijshow?: Controleer de weersverwachting, terreinmarkeringen, stroomvoorziening, toiletten, afvalpunten en materiaalvoorraad 24 uur vooraf. Zet dieren niet onnodig vroeg klaar; laat ze rustig wennen zodra hun verblijf gereed is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.