Organiser une show à la ferme, étape par étape

Une show à la ferme demande plus qu’un programme et quelques stands. Il faut coordonner le terrain, les animaux, les visiteurs, les autorisations et la logistique le même jour. Commence par fixer la date et le déroulé, puis réserve le lieu, contacte les soigneurs animaliers et ouvre les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, sécuriser les enclos et préparer l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Contacter les soigneurs animaliers
2 personnes
4
Documenter les démonstrations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Publier la promotion en ligne
8
Vérifier les autorisations
9
Vérifier l’assurance
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Collecter les inscriptions des animaux
2 personnes
13
Enregistrer les coordonnées du vétérinaire
14
Réserver l’alimentation électrique
15
Organiser l’enlèvement des déchets
16
Réserver les toilettes
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Envoyer les indications d'accès
21
Faire les courses
3 personnes
22
Inspecter les enclos des animaux
3 personnes
23
Tondre et niveler le terrain
3 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Laisser les animaux s’habituer calmement
3 personnes
26
Balisage du site
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les enclos pour animaux
4 personnes
29
Monter les clôtures et les portails
4 personnes
30
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Délimiter l’espace de démonstration sans podium
2 personnes
33
Installer les points d'information
2 personnes
34
Identifier les animaux
3 personnes
35
Nourrir et abreuver les animaux
3 personnes
36
Démarrer le service traiteur
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
41
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
42
Informer les accompagnateurs d'animaux
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Encadrer la présentation des animaux
4 personnes
47
Encadrer la démonstration agricole
3 personnes
48
Animer la visite guidée pour enfants
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Nourrir et soigner les animaux
4 personnes
54
Garder les enclos des animaux propres
3 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Surveiller les animaux
3 personnes
57
Animer le moment photo
2 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Encadrer le spectacle du soir
4 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Ramener les animaux
4 personnes

Suivi

62
S’occuper des animaux après l’événement
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
68
Démonter les barrières et les clôtures
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Remettre le mobilier en place
4 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger les restes
2 personnes
75
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 6

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 8
Bacs à boissonsqté 12
Gamellesqté 12
Bottes de foinqté 10
Balles de pailleqté 12
Caisses de transport pour animauxqté 6
Licolsqté 4
Matériel de ligneqté 4
Ramasse-crottesqté 4
Brouettesqté 3
Filets de volièreqté 2
Kits de soins pour animauxqté 3

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de clôtureqté 24
Cônesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes à batterieqté 12
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de fermeqté 12
Flèches de directionqté 16
Badges nominatifsqté 40
Cartes de menuqté 12

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 20
Braceletsqté 150
Caisse
Bac à monnaie

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : prévois des horaires distincts pour les démonstrations, les pauses et l’accueil des animaux. Imprime ensuite un déroulé pour l’équipe et les soigneurs.
Vérifie les autorisations et l’assurance au moins 6 semaines avant la date. Une show avec animaux peut nécessiter des vérifications spécifiques, notamment pour les enclos, la circulation du public et les démonstrations.
Traite les inscriptions en séparant les visiteurs, les animaux inscrits et les besoins alimentaires. Demande aussi les coordonnées du vétérinaire pour chaque animal concerné, plutôt que de chercher ces informations le jour même.
Prépare le terrain 2 à 3 jours avant l’événement : tonds et nivelle les zones de passage, inspecte les enclos et installe les barrières, panneaux et rubans de balisage avant l’arrivée du public.
Ne réserve pas seulement les tentes et les tables : confirme aussi l’alimentation électrique, les toilettes et l’enlèvement des déchets au plus tard 2 semaines avant. Consulte les prévisions météo à 72 heures et adapte les zones couvertes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une show à la ferme ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, le lieu, les soigneurs animaliers et les prestataires doivent être confirmés au moins 6 semaines avant la date.
Quand ouvrir les inscriptions pour une show à la ferme ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe une date limite 7 jours avant la show afin de calculer le catering et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand préparer le terrain et les enclos ?: Effectue la préparation principale 2 à 3 jours avant : tonte, nivelage, inspection des enclos et installation du balisage. Refais un contrôle le matin même avant de laisser les animaux s’habituer calmement aux lieux.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une show à la ferme ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute une marge pour les accompagnateurs et prévois des bacs à boissons séparés des gamelles destinées aux animaux.

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