Boerderijshow organiseren: een praktische checklist

Een boerderijshow vraagt om meer voorbereiding dan alleen dieren en demonstraties uitnodigen. Je regelt tegelijk het terrein, bezoekersstromen, dierenwelzijn, vergunningen, catering en voorzieningen zoals stroom, toiletten en afvalinzameling. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar registraties, promotie en de praktische opbouw. Deze checklist bevat 75 taken en 60 spullen, zodat je ook zaken meeneemt die vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
Dierhouders benaderen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie online plaatsen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dierregistraties verzamelen
2 personen
Dierenartsgegevens vastleggen
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling regelen
Toiletten reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving versturen
Boodschappen doen
3 personen
Dierenverblijven inspecteren
3 personen
Terrein maaien en egaliseren
3 personen
Weersverwachting controleren
Dieren rustig laten wennen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Dierenhokken plaatsen
4 personen
Hekken en poorten monteren
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumvrije demonstratieruimte markeren
2 personen
Infopunten inrichten
2 personen
Dieren identificeren
3 personen
Dieren voeren en water geven
3 personen
Catering opstarten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Bezoekersregistratie klaarzetten
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
Dierenbegeleiders instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Dierenpresentatie begeleiden
4 personen
Landbouwdemonstratie begeleiden
3 personen
Kinderrondleiding begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dieren voeren en verzorgen
4 personen
Dierenverblijven schoon houden
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Toezicht bij dieren houden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondshow begeleiden
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Dieren terugbrengen
4 personen

Nazorg

Dieren verzorgen na afloop
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Dierenhokken reinigen
3 personen
Hekken en afzettingen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 6

Dierenverzorging

Dierenhokkenaantal 8
Drinkbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Hooibalenaantal 10
Strobalenaantal 12
Diertransportboxenaantal 6
Halstersaantal 4
Lijnmateriaalaantal 4
Poepgrijpersaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Volièrenettenaantal 2
Dierverzorgingssetsaantal 3

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Hekpanelenaantal 24
Pionnenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Batterijlampenaantal 12
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Boerderijbordenaantal 12
Routepijlenaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 12

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 120
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Kassa
Wisselgeldbak

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dierregistraties ruim vóór de showdag. Verzamel per dier de registratie- en dierenartsgegevens en controleer of alle houders dezelfde uiterste aanleverdatum kennen.
Maak het terrein minstens één dag vooraf klaar. Laat het terrein maaien en egaliseren, inspecteer de dierenverblijven en zet dranghekken, hekpanelen en afzetlint volgens een vaste looproute.
Reserveer voorzieningen op tijd en tel ze op bezoekersaantal. Toiletten, stroomvoorziening, partytenten en tafels zijn lastig last minute te regelen, zeker wanneer meerdere activiteiten tegelijk plaatsvinden.
Bereken catering niet alleen op basis van het verwachte bezoekersaantal. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen enkele dagen vooraf en controleer of herbruikbare borden, kommen, glazen, kopjes en besteksets schoon en compleet zijn.
Maak het draaiboek bruikbaar voor de ploeg op locatie. Druk het vooraf af, zet contactgegevens en tijden duidelijk in beeld en stuur routebeschrijving en laatste praktische informatie tijdig naar dierhouders en deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Reserveer dierenhouders, demonstraties, toiletten en stroom zodra de datum vaststaat.
Wanneer moet ik dierregistraties en dierenartsgegevens verzamelen?: Vraag deze gegevens uiterlijk 2 tot 3 weken voor de boerderijshow op. Zo houd je nog tijd over om ontbrekende registraties na te vragen en de deelnemerslijst te controleren.
Wanneer maak je het terrein klaar voor een boerderijshow?: Plan maaien en egaliseren 1 tot 2 dagen vooraf en inspecteer de dierenverblijven op dezelfde dag. Controleer de weersverwachting opnieuw op de avond vóór de show.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een boerderijshow?: Reken voor tenten, tafels, afzettingen, dierenverblijven en catering op minimaal 4 tot 6 uur opbouw. Laat een aparte ploeg eerder starten als dieren rustig moeten wennen aan hun verblijf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.