Zo organiseer je een boerderijproeverij
Begin met een vast programma en een duidelijke proefroute: bezoekers moeten weten waar ze starten, hoeveel rondes er zijn en waar ze iets kunnen drinken. Reserveer proefproducten vroeg bij boerderijen en leveranciers, omdat verse producten niet altijd op korte termijn beschikbaar zijn. Controleer daarna de locatie op stroom, beschutting en ruimte voor proeftafels. Werk de bezoekers- en dieetlijst uiterlijk enkele dagen vooraf af, zodat je porties, allergenenkaartjes en servies goed kunt voorbereiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Leveranciers en boerderijen selecteren
2 personen
- 3
Proefproducten reserveren
- 4
Locatie en stroom controleren
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Proefroute en tafelindeling maken
2 personen
- 9
Borden en menukaarten ontwerpen
- 10
Bezoekerslijst en dieetlijst afronden
- 11
Reserveringen bevestigen
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Proefproducten ophalen
2 personen
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Groenten en fruit wassen
2 personen
- 17
Brood en kaas voorbereiden
2 personen
- 18
Dips en smeersels bereiden
2 personen
- 19
Allergenenlabels schrijven
- 20
Servies en glaswerk klaarzetten
2 personen
- 21
Terrein en terras inspecteren
2 personen
- 22
Partytenten opbouwen
4 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Proeftafels inrichten
3 personen
- 25
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
- 26
Versiering ophangen
2 personen
- 27
Verlichting en muziek testen
2 personen
- 28
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 29
Hapjes en proeverijen klaarzetten
3 personen
- 30
Ontvangsttafel klaarzetten
- 31
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 32
Bezoekers ontvangen
2 personen
- 33
Proefroute toelichten
- 34
Proefproducten presenteren
3 personen
- 35
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Servies verzamelen
2 personen
- 38
Tafels schoon en veilig houden
2 personen
- 39
Afvalbakken legen
- 40
Koffie en thee serveren
- 41
Afscheid en restproducten verdelen
2 personen
Nazorg
- 42
Servies afwassen
3 personen
- 43
Proefstations afbreken
3 personen
- 44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 45
Partytenten afbreken
4 personen
- 46
Terrein schoonmaken
3 personen
- 47
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
- 48
Overgebleven eten opslaan
2 personen
- 49
Afval afvoeren
2 personen
- 50
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 2
- Statafelsaantal 4
Servies
- Bordenaantal 70
- Kommetjesaantal 30
- Koffiekopjesaantal 35
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Koffielepelsaantal 40
- Tafelmessenaantal 60
- Tafvorkenaantal 60
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 10
- Serveerplankenaantal 12
- Schaaltjesaantal 20
- Maatbekersaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze speaker
Decoratie
- Menubordenaantal 8
- Allergenenkaartjesaantal 40
- Tafelkledenaantal 10
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasteilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per proefronde ongeveer 15 tot 20 minuten en houd 5 minuten tussen rondes vrij voor doorlopen, uitleg en het aanvullen van schalen.
- Reserveer verse proefproducten minimaal 2 weken vooraf en bevestig de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Zo voorkom je tekorten of onnodige overschotten.
- Controleer de stroompunten vóór je de tafels indeelt. Koffiezetapparaten, waterkokers, koeling en een speaker kunnen samen meerdere aansluitingen vragen; leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
- Maak de dieetlijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en schrijf allergenenkaartjes niet pas tijdens de opbouw. Zet bij elk gerecht een zichtbaar kaartje en houd aangepaste producten apart.
- Richt eerst het drankpunt en buffet in, daarna de proeftafels. Koel dranken vooraf, zet brood en kaas op serveerplanken en gebruik aparte messen en lepels voor dips en smeersels.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel proefproducten heb je nodig per persoon?
- Reken per product op ongeveer 30 tot 50 gram of één kleine proefportie per bezoeker. Voor een proeverij met 6 producten komt dat neer op circa 180 tot 300 gram eten per persoon, exclusief brood, dips en dranken.
- Hoe lang van tevoren moet je een boerderijproeverij organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, programma, leveranciers en locatie. Reserveer verse proefproducten ongeveer 2 weken vooraf en sluit de bezoekers- en dieetlijst 3 dagen voor het evenement.
- Hoeveel drank heb je nodig bij een boerderijproeverij?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet naast gekoelde dranken ook water klaar en plan extra capaciteit als de proeverij langer dan 3 uur duurt.
- Hoe regel je allergenen bij een boerderijproeverij?
- Vraag dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf uit en noteer per proefproduct de aanwezige allergenen. Gebruik afzonderlijke serveerlepels en houd aangepaste porties herkenbaar en gescheiden van de gewone schalen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!