Organiser une dégustation à la ferme, étape par étape

Une dégustation à la ferme se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un repas. Fixez le programme, choisissez les fermes et les produits, puis dimensionnez les tables, les boissons et la vaisselle selon le nombre d’inscrits. Les points souvent oubliés sont l’électricité, les régimes alimentaires, le refroidissement des boissons et la signalétique. Gardez les dernières heures pour les produits frais, le pain, le fromage et l’installation du terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Sélectionner les fournisseurs et les fermes
2 personnes
3
Réserver des produits de dégustation
4
Vérifier le site et l’alimentation électrique
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le parcours de dégustation et la répartition des tables
2 personnes
9
Concevoir les panneaux et les menus
10
Finaliser la liste des visiteurs et la liste des régimes alimentaires
11
Confirmer les réservations
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer les produits de dégustation
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
17
Préparer le pain et le fromage
2 personnes
18
Préparer les dips et tartinades
2 personnes
19
Rédiger les étiquettes d’allergènes
20
Préparer la vaisselle et la verrerie
2 personnes
21
Inspecter le terrain et la terrasse
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Aménager les tables de dégustation
3 personnes
25
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer les amuse-bouches et les dégustations
3 personnes
30
Installer la table d’accueil
31
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

32
Accueillir les visiteurs
2 personnes
33
Expliquer le parcours de dégustation
34
Présenter les produits de dégustation
3 personnes
35
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
38
Garder les tables propres et sûres
2 personnes
39
Vider les poubelles
40
Servir le café et le thé
41
Dire au revoir et répartir les restes
2 personnes

Suivi

42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Démonter les postes de dégustation
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Nettoyer le site
3 personnes
47
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
48
Stocker les restes
2 personnes
49
Évacuer les déchets
2 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 30
Tasses à caféqté 35
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 40
Couteaux de tableqté 60
Fourchettes de tableqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Cuillères de serviceqté 10
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte sans fil

Décoration

Panneaux de menuqté 8
Cartes des allergènesqté 40
Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer un programme avec des horaires précis : prévoyez un temps d’accueil, plusieurs étapes de dégustation et une marge d’au moins 30 minutes pour les retards ou les déplacements entre les tables.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis préparez une liste finale séparant les régimes et les allergènes. Placez une étiquette lisible devant chaque préparation concernée.
Vérifiez l’alimentation électrique avant de louer ou d’installer les machines à café, bouilloires, enceinte et glacières. Prévoyez les rallonges et multiprises nécessaires, sans surcharger une seule prise.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des visiteurs et gardez une réserve dans les glacières. Le point boissons doit être séparé du buffet pour éviter les files devant les tables de dégustation.
Inspectez le terrain et la terrasse le jour du montage : installez les tentes, tables et chaises avant de disposer la vaisselle, puis terminez par les panneaux de menu, les cartes d’allergènes et les produits frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation à la ferme ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver les fermes et les produits, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Quand faut-il demander les régimes alimentaires des visiteurs ?: Demandez-les dès l’inscription et arrêtez la liste définitive 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite cette liste avec les étiquettes d’allergènes pendant la préparation et le service.
Quand faut-il installer une dégustation à la ferme ?: Commencez le montage 3 à 4 heures avant l’accueil si les tentes, tables et chaises sont déjà disponibles sur place. Refroidissez les boissons plus tôt et ne préparez les fruits, légumes, pain et fromage qu’à l’approche du service.
Combien de boissons prévoir pour une dégustation à la ferme ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en libre accès et prévoyez une réserve séparée pour le personnel.

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