Zo organiseer je een boerderijbruiloft

Bij een boerderijbruiloft regel je eerst de basis: datum, gastenlijst, locatie en de huwelijksvoltrekking. Daarna leg je leveranciers vast en werk je toe naar een praktisch plan voor catering, vervoer, muziek en verlichting. Op het erf komen daar weersrisico’s, sanitaire voorzieningen en de opbouw van tenten, tafels en stoelen bij. Begin enkele maanden vooraf met reserveringen en gebruik de laatste week voor bevestigingen, boodschappen en de definitieve indeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bruiloftsdatum vastleggen
2 personen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Fotograaf reserveren
2 personen
9
Muziekvoorziening reserveren
2 personen
10
Bloemen bestellen
2 personen
11
Huwelijksvoltrekking plannen
2 personen
12
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
13
Verlichting bestellen
2 personen
14
Weerscenario bepalen
2 personen
15
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
16
Tafelschikking maken
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
2 personen
18
Leveringen bevestigen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Locatie maaien en vegen
3 personen
23
Sanitaire ruimte schoonmaken
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Dansvloer plaatsen
3 personen
27
Buffettafels opstellen
3 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Ceremonieplek inrichten
3 personen
32
Tafellinnen leggen
3 personen
33
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
34
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
35
Dranken koud zetten
3 personen
36
Welkomsttafel inrichten
2 personen
37
Taart gekoeld opslaan
2 personen
38
Cateringruimte inrichten
3 personen
39
Hapjes voorbereiden
4 personen
40
Salades en bijgerechten maken
4 personen
41
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Ceremoniemuziek testen
2 personen
44
Microfoons testen
2 personen
45
Bruidsboeket klaarleggen
46
Getuigenbriefing geven
2 personen
47
Gastenontvangst voorbereiden
3 personen

Event

48
Ceremonie begeleiden
3 personen
49
Gasten naar borrel begeleiden
2 personen
50
Welkomstdrankjes serveren
4 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Groepsfoto begeleiden
2 personen
54
Dinerbuffet openen
3 personen
55
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Tafels afruimen
4 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Bruidstaart aansnijden
2 personen
60
Taart en dessert serveren
3 personen
61
Avonddranken bijvullen
2 personen
62
Muziek en dans begeleiden
2 personen
63
Late snacks klaarzetten
2 personen
64
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies voorsorteren
3 personen
67
Dranken opruimen
2 personen
68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Verlichting uitschakelen
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Servies afwassen
4 personen
72
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
73
Partytenten afbreken
4 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Vloeren en terrassen schoonmaken
3 personen
76
Sanitaire ruimte schoonmaken
2 personen
77
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
78
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
79
Huurmaterialen retourneren
2 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Dansvloer
Ceremoniestoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 100
Bloemenvazenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 30
Ledkaarsenaantal 40
Slingersaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 12
Naamkaartjesaantal 90
Ringdoosje
Gastenboek
Pennenaantal 6
Fotolijstjesaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Taartmes

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenpapierhoudersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezem en stofferaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg catering, fotograaf, muziekvoorziening en vervoer vast zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn. Populaire leveranciers zijn vaak al maanden vooraf bezet.
Maak uiterlijk twee weken voor de bruiloft een definitieve gastenlijst en verzamel dieetwensen opnieuw. Gebruik dat aantal voor de catering, tafelschikking, stoelen en het servies.
Werk een weerplan uit voordat je de uitnodigingen verstuurt. Bepaal waar de ceremonie, maaltijd en dansvloer komen bij regen en regel de partytenten, verlichting en looproutes op tijd.
Plan de opbouw in blokken: eerst maaien en vegen, daarna sanitaire ruimte en terrein, vervolgens tenten, tafels, stoelen en decoratie. Laat minimaal één persoon leveringen ontvangen en controleren.
Print het draaiboek en bevestig alle leveringen enkele dagen vooraf. Controleer vóór het boodschappen doen de voorraad van servies, glazen, karaffen, serveerschalen en serveertangen; die worden vaak pas tijdens het klaarzetten gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boerderijbruiloft organiseren?: Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met de datum, gastenlijst en belangrijkste leveranciers. Reserveer catering, fotograaf en muziek zodra je de datum en het globale aantal gasten weet.
Hoeveel gasten kan ik uitnodigen voor een boerderijbruiloft?: Bepaal het aantal op basis van de beschikbare ruimte voor ceremonie, maaltijd, dansvloer, parkeren en sanitaire voorzieningen. Maak uiterlijk 2 weken vooraf de definitieve gastenlijst, zodat je catering, stoelen en servies kunt vastleggen.
Wanneer moet je een weerplan maken voor een boerderijbruiloft?: Maak het weerplan uiterlijk bij het versturen van de uitnodigingen, dus niet pas in de laatste week. Leg vooraf vast waar de ceremonie en maaltijd plaatsvinden bij regen en wanneer tenten en verlichting worden opgebouwd.
Wanneer zet je de locatie klaar voor een boerderijbruiloft?: Plan het terrein en de sanitaire ruimte in de laatste 1 à 2 dagen, afhankelijk van grasgroei en gebruik. Zet op de opbouwdag eerst de tenten en daarna tafels, stoelen, servies, verlichting en decoratie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.