Zo organiseer je een boekpresentatie zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en werk daarna van het programma terug naar de praktische uitvoering. Leg eerst de spreektijden, ontvangst, verkoop en eventuele signeersessie vast. Verstuur vervolgens de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en boeken bestelt. Op de dag zelf lopen registratie, presentatie, catering en boekverkoop alleen soepel als elke tafel en elk betaalmiddel vooraf een vaste plek heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden bepalen
7
Boeken voor verkoop bestellen
8
Naamkaartjes voorbereiden
9
Programma's afdrukken
10
Route- en welkomstborden maken
11
Boekentafel indelen
12
Presentatiemateriaal verzamelen
13
Cateringbenodigdheden controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
19
Boekentafel opbouwen
2 personen
20
Spreekplek inrichten
2 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
23
Registratietafel klaarzetten
24
Boeken en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Aanmeldingen afvinken
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Boekpresentatie begeleiden
2 personen
29
Vragenronde begeleiden
30
Boeken verkopen
2 personen
31
Boeken laten signeren
2 personen
32
Hapjes en dranken serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Boekenvoorraad tellen
37
Decoratie en materialen afbouwen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Geleende spullen retourneren
43
Overgebleven catering opruimen
44
Onverkochte boeken opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Boekenkast
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Betaalterminal
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Boekhoudmap

Decoratie

Boekpresentatieposteraantal 2
Inschrijvingsbordenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Pennensetsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Vuilnisbakkenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 15 tot 30 minuten en bouw minstens 10 minuten uitloop in. Zo loopt een langere introductie niet direct door in de catering of boekverkoop.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste 7 dagen. Gebruik het definitieve aantal gasten voor catering, naamkaartjes en stoelen.
Bestel boeken zodra de verkoopinschatting bekend is, bij voorkeur minimaal 2 weken voor de presentatie. Leg daarnaast betaalterminal, wisselgeld en een boekhoudmap samen op de boekentafel klaar.
Zet de registratietafel bij de ingang en plaats route- en welkomstborden vóór je de gasten ontvangt. Leg naamkaartjes en pennen daar zichtbaar neer, zodat de ontvangst niet ophoudt door zoeken.
Open de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Reserveer het eerste uur voor tafels, stoelen, spreekplek en boekentafel; gebruik het laatste uur voor koelen, hapjes, techniek en een korte controle van verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekpresentatie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de datum en bestel boeken en drukwerk uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel boeken moet je bestellen voor een boekpresentatie?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en bestel extra exemplaren voor ongeveer 10 tot 20 procent van de verwachte bezoekers. Bij 50 gasten komt dat neer op circa 55 tot 60 boeken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een boekpresentatie klaar te zetten?: Plan minstens 2 uur opbouwtijd op locatie. Zet tafels, stoelen, boekentafel en spreekplek in het eerste uur klaar en houd het laatste uur vrij voor catering, techniek en een eindcontrole.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een boekpresentatie?: Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de presentatie. Geef het definitieve aantal en de uitzonderingen daarna direct door voor de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.