Organiser une présentation de livre, étape par étape

Une présentation de livre réussie repose sur un enchaînement simple : confirmer le lieu, fixer le programme, gérer les inscriptions, puis préparer l’accueil et la vente. Prévoyez assez de temps pour installer les chaises, la table des livres et l’espace de prise de parole avant l’arrivée du public. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les moyens de paiement et les panneaux d’orientation. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le programme et l'horaire
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Déterminer les quantités de catering
7
Commander des livres à vendre
8
Préparer les badges nominatifs
9
Imprimer les programmes
10
Créer les panneaux d’itinéraire et d’accueil
11
Organiser la table des livres
12
Rassembler le matériel de présentation
13
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Monter la table des livres
2 personnes
20
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Mettre en place la table de restauration
2 personnes
23
Préparer la table d'inscription
24
Préparer les livres et les moyens de paiement
2 personnes
25
Accueillir les invités
2 personnes
26
Cocher les inscriptions
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Animer la présentation du livre
2 personnes
29
Animer la séance de questions-réponses
30
Vendre des livres
2 personnes
31
Faire dédicacer les livres
2 personnes
32
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Compter le stock de livres
37
Démonter la décoration et le matériel
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Remettre le mobilier en place
3 personnes
42
Rendre les articles empruntés
43
Ranger la nourriture restante du catering
44
Ranger les livres invendus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tabouretsqté 4
Nappesqté 8
Bibliothèque
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Planches de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminal de paiement
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Classeur de comptabilité

Décoration

Affiche de présentation du livreqté 2
Panneaux d’inscriptionqté 3
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 60
Sets de stylosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Poubellesqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le lieu et l’horaire, puis envoyez les invitations. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre la fin de l’installation et l’ouverture des portes.
Traitez les inscriptions quelques jours avant l’événement et notez les besoins alimentaires au même moment. Ces informations servent à calculer les quantités de catering, plutôt qu’à commander au dernier moment.
Préparez séparément la table d’inscription et la table des livres. Les badges, les programmes, les exemplaires à vendre et le terminal de paiement doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité.
Installez l’espace de parole, les chaises et les panneaux d’accueil avant de mettre en place les boissons et les en-cas. Vous évitez ainsi de déplacer les tables une seconde fois et de bloquer les passages.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, après avoir vérifié le matériel de catering. Prévoyez au moins une solution de secours pour les rallonges, les multiprises et le paiement si un équipement ne fonctionne pas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une présentation de livre ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue pour confirmer le lieu, le programme et les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, le catering, les livres et les supports imprimés.
Quand faut-il commander les livres à vendre lors d’une présentation ?: Commandez-les dès que les inscriptions commencent, ou au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement. Cela laisse une marge pour la livraison, le comptage des exemplaires et la préparation des moyens de paiement.
Combien de temps avant l’accueil faut-il installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes sur place pour installer les tables, les chaises, l’espace de parole, l’accueil et la table des livres. Les boissons et les en-cas peuvent être finalisés dans les 30 dernières minutes.
Que préparer pour vendre les livres sur place ?: Préparez les livres, les prix, le terminal de paiement et un classeur de comptabilité au moins 30 minutes avant l’ouverture. Désignez une personne pour la vente afin que l’auteur puisse rester disponible pour les échanges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.