Zo organiseer je een boekenveiling

Een boekenveiling staat of valt met een strakke volgorde: leg eerst datum en locatie vast, regel daarna de inzameling en werk pas vervolgens de kavels uit. Geef elk boek tijdig een nummer, controleer de staat en maak een duidelijke kavellijst voor bezoekers en veilingmeester. Reserveer op de dag zelf ruimte voor registratie, uitstallen, betalen en inpakken. Vooral kasgeld, geluid en een plan voor niet-verkochte boeken worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Inzamelpunten bekendmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Veilingmeester vastleggen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Boeken ophalen
3 personen
10
Boeken innemen
2 personen
11
Boeken op staat controleren
3 personen
12
Veilingkavels samenstellen
3 personen
13
Kavelnummers toewijzen
2 personen
14
Boeken prijzen
2 personen
15
Kavellijst afdrukken
16
Betalingswijze voorbereiden
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Boeken transporteren
3 personen
19
Locatie controleren
2 personen
20
Kassageld klaarleggen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Veilingtafel inrichten
2 personen
23
Boeken per kavel uitstallen
4 personen
24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
25
Geluid testen
2 personen
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

29
Inschrijving openen
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
2 personen
31
Veilingregels toelichten
32
Boeken presenteren
2 personen
33
Biedingen registreren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Verkochte boeken markeren
2 personen
37
Afrekenen en boeken uitgeven
3 personen
38
Onverkochte boeken registreren
2 personen
39
Kassageld afsluiten
2 personen

Nazorg

40
Boeken inpakken
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Onverkochte boeken retourneren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Boekenkastenaantal 4
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Betaalterminal
Rekenmachineaantal 2

Veilingmateriaal

Kavelkaartenaantal 150
Biednummersaantal 100
Prijsstickersaantal 200
Kleverige etikettenaantal 300
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Kassa
Geldkist
Ontvangstboekaantal 2
Inpakdozenaantal 40
Inpakpapieraantal 2
Verpakkingstapeaantal 6
Touwaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kavelbordjesaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inzameling minimaal drie weken voor de veiling. Spreek duidelijk af waar boeken worden afgegeven en noteer per inzender contactgegevens, zodat je later eigenaars of opbrengsten kunt terugvinden.
Controleer boeken zodra je ze inneemt en maak kavels op basis van onderwerp, staat of samenhang. Geef elk kavel één nummer en breng de prijssticker of het kleverige etiket aan voordat je de kavellijst afdrukt.
Maak voor bezoekers een registratiepunt met biednummers, klemborden en pennen. Laat deelnemers vóór de start hun gegevens invullen en leg de betalingswijze meteen vast, zodat de kassa na het laatste kavel niet vastloopt.
Test draadloze microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan. Zet de veilingtafel zo dat de veilingmeester elk kavel kan tonen en bezoekers de biednummers goed kunnen zien.
Leg inpakdozen, inpakpapier, tape en touw klaar naast de betaalplek. Reserveer ook een aparte hoek voor betaalde boeken en spreek vooraf af wat er gebeurt met kavels die niet worden verkocht; dat voorkomt zoekwerk na afloop.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een boekenveiling organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met de datum, locatie en veilingmeester. Start de inzameling uiterlijk drie weken voor de veiling, zodat je nog tijd hebt om boeken te controleren, prijzen te bepalen en kavels samen te stellen.
Hoeveel boeken doe je in één veilingkavel?: Houd meestal één tot vijf boeken per kavel aan. Een enkel bijzonder boek kan zelfstandig worden geveild; vergelijkbare of minder waardevolle boeken kun je bundelen, zolang de omschrijving op de kavelkaart duidelijk blijft.
Hoeveel kasgeld heb je nodig bij een boekenveiling?: Leg voor een kleine veiling bijvoorbeeld €100 tot €150 aan wisselgeld klaar, verdeeld over munten en biljetten. Stem het bedrag af op je verwachte verkoopprijzen en bied naast contant betalen ook een betaalterminal af als dat mogelijk is.
Hoe lang duurt een boekenveiling?: Reken voor ongeveer 50 kavels op anderhalf tot twee uur, exclusief registratie en afrekenen. Plan minstens 30 minuten voor binnenkomst en biednummers en houd na afloop nog 30 tot 45 minuten vrij voor betalingen en inpakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.