Zo organiseer je een bloesemwandeling

Begin minstens vier weken vooraf met een haalbare wandelroute en een duidelijk startpunt. Controleer daarna of reserveringen, vergunningen of meldingen nodig zijn en verzamel de aanmeldingen met dieetwensen. Een bloesemwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route: je moet ook een alternatief bij slecht weer, routeaanduiding en een verzorgde ontvangst regelen. Plan de laatste routecontrole en boodschappen uiterlijk één tot twee dagen voor vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute vastleggen
2 personen
2
Locatie en startpunt reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst afronden
2 personen
8
Route opnieuw inspecteren
2 personen
9
Alternatieve route bepalen
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Routekaarten printen
2 personen
15
Naamstickers voorbereiden
2 personen
16
Catering voorbereiden
4 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Startpunt vrijmaken
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Routebewegwijzering plaatsen
4 personen
23
Verlichting ophangen
3 personen
24
Buffet inrichten
4 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Informatietafel inrichten
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
32
Wandeling begeleiden
6 personen
33
Achterblijvers begeleiden
2 personen
34
Water uitdelen onderweg
2 personen
35
Welkom terug verzorgen
3 personen
36
Hapjes serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Avondmaaltijd serveren
4 personen
39
Routebordjes controleren
2 personen
40
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Buffet afbouwen
4 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Routebewegwijzering verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Materialen sorteren
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
50
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Warmwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Mobiele luidspreker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Route en veiligheid

Routekaartenaantal 80
Routepijlenaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Fluohesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemenvazenaantal 8
Naamstickersaantal 80

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast en loop haar daarna opnieuw na. Controleer vooral modderige stukken, smalle doorgangen, rustpunten en plekken waar routepijlen of informatieborden nodig zijn.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk vijf dagen vooraf. Vermeld het startpunt, de verwachte wandeltijd, kledingadvies, bereikbaarheid en wat er gebeurt als de weersverwachting omslaat.
Maak de deelnemerslijst drie dagen vooraf definitief en verwerk dieetwensen meteen in de catering. Zo hoef je op de ochtend zelf niet meer uit te zoeken wie koffie, thee of een aangepast hapje nodig heeft.
Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 6 uur voor de start. Leg bij regen of onveilige paden een alternatieve route klaar en bouw partytenten pas op nadat het startpunt is vrijgemaakt.
Bereid de ontvangst de dag ervoor voor: print de routekaarten, maak naamstickers, koel de dranken en verzamel EHBO-koffers, fluohesjes, zaklampen en routebewegwijzering. Zet koffie en thee pas kort voor aankomst klaar, zodat ze warm blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bloesemwandeling organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met de route, het startpunt en eventuele meldingen. Rond de deelnemerslijst en catering drie dagen voor de wandeling af en doe de laatste routecontrole één tot twee dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor een bloesemwandeling?: Plan naast de wandeltijd minstens 30 minuten voor ontvangst en uitleg bij het startpunt. Reken na afloop nog 30 tot 60 minuten voor catering, napraten en het opruimen van tafels, stoelen en bewegwijzering.
Wanneer controleer je het weer voor een bloesemwandeling?: Controleer de voorspelling 48 uur vooraf om de route en materialen bij te sturen. Kijk zes uur voor de start opnieuw en activeer de alternatieve route als paden onveilig of onbegaanbaar zijn.
Wat regel je voor deelnemers aan een bloesemwandeling?: Stuur uiterlijk vijf dagen vooraf het startpunt, de route-informatie, verwachte duur en kledingadvies. Vraag bij de inschrijving naar dieetwensen en zorg op de dag zelf voor routekaarten, duidelijke pijlen, een EHBO-koffer en een aanspreekpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.