Organiser une Promenade des fleurs, étape par étape

Une Promenade des fleurs se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de l’accueil et du repas. Commencez par définir l’itinéraire, le point de départ et les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Une fois les participants connus, vérifiez les besoins alimentaires et prévoyez un itinéraire de repli. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, préparer le balisage, refroidir les boissons et installer les tentes, tables et équipements sans courir après le temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Réserver le lieu et le point de départ
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des participants
2 personnes
8
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
9
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Envoyer les informations aux participants
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
3 personnes
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
15
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
16
Préparer le service traiteur
4 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Dégager le point de départ
3 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Mettre en place le balisage de l’itinéraire
4 personnes
23
Installer l'éclairage
3 personnes
24
Installer le buffet
4 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Aménager le stand d’information
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
4 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
32
Encadrer la promenade
6 personnes
33
Encadrer les retardataires
2 personnes
34
Distribuer de l’eau en route
2 personnes
35
Assurer l’accueil de retour
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
4 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir le dîner
4 personnes
39
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
40
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

41
Démonter le buffet
4 personnes
42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Retirer la signalisation du parcours
3 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Trier les matériaux
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes
50
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Parcours et sécurité

Cartes d'itinéraireqté 80
Flèches de directionqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Vases à fleursqté 8
Étiquettes nominativesqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’itinéraire et le point de départ au moins 4 semaines avant la promenade. Prévoyez une version alternative, puis réinspectez le parcours quelques jours avant pour vérifier les accès, le balisage et les zones à risque.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des participants, de recueillir les allergies et de calculer les quantités du buffet.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 3 jours avant le départ : heure de rendez-vous, durée prévue, itinéraire, tenue conseillée et numéro à appeler en cas de retard. Imprimez aussi quelques cartes pour les personnes qui n’utilisent pas leur téléphone.
Ne gardez pas le balisage et la sécurité pour le matin même. Préparez les flèches, panneaux, gilets fluorescents et trousses de premiers secours la veille, et désignez une personne pour contrôler chaque portion du parcours.
Commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée du groupe. Montez les tentes, placez les tables et les chaises, refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Promenade des fleurs ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu de départ, vérifier les autorisations, définir le parcours et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et le contrôle de l’itinéraire.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Promenade des fleurs ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de s’inscrire. Fixez une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour ajuster le repas et le matériel.
Que prévoir en cas de pluie pendant la promenade ?: Décidez d’un itinéraire alternatif au moins une semaine avant et vérifiez les prévisions 48 heures puis 24 heures avant le départ. Informez les participants de la décision finale au plus tard la veille.
Quand installer le balisage et les tentes ?: Préparez le matériel de balisage la veille et posez-le le jour même après une dernière vérification du parcours. Commencez l’installation des tentes, tables et chaises environ 3 heures avant l’accueil.

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