Zo organiseer je een black-tiefeest zonder last-minute stress

Begin met de zaal, de dresscode en het aantal gasten; die drie keuzes bepalen bijna alles wat daarna volgt. Verstuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en aanmeldingen te verzamelen voordat je catering, tafelschikking en naamkaartjes definitief maakt. Plan vervolgens het diner, de dranken en het entertainment in die volgorde. Op de dag zelf draait het vooral om opbouw, koeling, techniek en een laatste controle van garderobe, tafels en licht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Thema en dresscode vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Entertainment reserveren
8
Catering en diner bestellen
2 personen
9
Drankenassortiment bepalen
2 personen
10
Tafelschikking ontwerpen
2 personen
11
Menukaarten ontwerpen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Aanmeldingen definitief tellen
14
Dieetmenu’s doorgeven
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
17
Decoratie sorteren
2 personen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Buffet- en barzone inrichten
3 personen
21
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
22
Tafels feestelijk dekken
4 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Licht en muziek testen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Diner en dessert klaarzetten
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Aperitief en hapjes serveren
4 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Welkomstwoord begeleiden
32
Diner uitserveren
5 personen
33
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
34
Servies tussentijds afruimen
3 personen
35
Dessert en koffie serveren
3 personen
36
Dansvloer en muziek begeleiden
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Meubilair terugplaatsen
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Materialen inventariseren
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Besteksetsaantal 75
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 75
Waterglazenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Zwarte tafelkledenaantal 8
Witte tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 75
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Bloemstukkenaantal 8
LED-kaarsenaantal 32
Welkomstbord
Garderobehangersaantal 80

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 6
Keukenweegschalen

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het feest. Zo heb je tijd om het definitieve aantal gasten en dieetmenu’s aan de catering door te geven.
Maak de tafelschikking pas definitief na de RSVP-sluitdatum. Reserveer per gast één dinerbord, dessertbord, bestekset, wijnglas, waterglas en servet, plus extra servies voor breuk of onverwachte gasten.
Koel dranken niet pas bij aanvang: zet bier, frisdrank en witte wijn enkele uren eerder klaar en vul de bar tussendoor aan. Leg ijsblokjesbakken en koelboxen op een vaste plek zodat de bediening niet door de dinerzaal hoeft te lopen.
Test microfoon, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Controleer ook of de muziek hoorbaar is zonder dat gesprekken aan de ronde tafels worden overstemd.
Werk met een opbouwvolgorde: eerst tafels en stoelen, daarna buffet- en barzone, tafellinnen, servies, naamkaartjes en decoratie. Doe ten minste 60 minuten voor ontvangst een volledige ronde langs garderobe, verlichting, menukaarten, drankkoeling en hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een black-tiefeest?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, dresscode, catering en entertainment. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen 2 weken vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een black-tiefeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Voor een diner van 4 uur komt dat neer op ongeveer 5 tot 6 drankjes per gast, exclusief koffie en water.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een black-tiefeest?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen uit zijn, maar werk haar pas definitief uit na de RSVP-deadline. Plan dit ongeveer 10 tot 14 dagen voor het feest, tegelijk met de definitieve cateringbestelling en dieetmenu’s.
Hoeveel tijd heb je nodig om een black-tiefeest op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor de volledige opbouw van tafels, stoelen, buffet, bar, tafellinnen en decoratie. Reserveer daarnaast 60 minuten voor techniek, koeling, garderobe en een laatste controle voordat de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.