Black-Tie-Feier planen: die richtige Reihenfolge
Eine Black-Tie-Feier wirkt erst dann entspannt, wenn viele Details früh feststehen. Beginne mit Raum, Termin, Dresscode und Gästeliste, bevor du Catering, Unterhaltung und Tischordnung planst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Personenzahl. Am Veranstaltungstag zählen klare Aufbauzeiten: Tische eindecken, Bar und Buffet einrichten, Getränke kühlen und Licht sowie Musik testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Thema und Dresscode festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Unterhaltung buchen
- 8
Catering und Abendessen bestellen
2 Personen
- 9
Getränkesortiment festlegen
2 Personen
- 10
Tischordnung entwerfen
2 Personen
- 11
Speisekarten entwerfen
- 12
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 13
Anmeldungen endgültig zählen
- 14
Diätmenüs weitergeben
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
- 17
Dekoration sortieren
2 Personen
- 18
Ort überprüfen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Buffet- und Barbereich einrichten
3 Personen
- 21
Tischwäsche anbringen
3 Personen
- 22
Tische festlich eindecken
4 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 24
Licht und Musik testen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 26
Abendessen und Dessert bereitstellen
4 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 28
Gäste empfangen
3 Personen
- 29
Aperitif und Häppchen servieren
4 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Begrüßungsrede moderieren
- 32
Abendessen servieren
5 Personen
- 33
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
- 34
Geschirr zwischendurch abräumen
3 Personen
- 35
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
- 36
Tanzfläche und Musik betreuen
2 Personen
- 37
Letzte Runde ankündigen
- 38
Gäste auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
3 Personen
- 41
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
- 42
Location reinigen
4 Personen
- 43
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 44
Dekoration entfernen
2 Personen
- 45
Geräte ausschalten
2 Personen
- 46
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Runde TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- BestecksetsAnz. 75
- WeingläserAnz. 90
- ChampagnergläserAnz. 75
- WassergläserAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 75
- ServiertellerAnz. 12
- ServierschalenAnz. 10
Dekoration
- Schwarze TischdeckenAnz. 8
- Weiße TischläuferAnz. 8
- StoffserviettenAnz. 75
- TischnummernAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- SpeisekartenAnz. 70
- BlumenarrangementsAnz. 8
- LED-KerzenAnz. 32
- Willkommensschild
- GarderobenbügelAnz. 80
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Küche
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- Küchenwaagen
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Dresscode und Ablauf fest, bevor du die Einladungen verschickst. Bitte um Zu- oder Absage und Ernährungswünsche mit einer klaren Frist, damit du nicht kurz vor der Feier nachtelefonieren musst.
- Plane die Tischordnung erst nach dem Anmeldeschluss. Bei einer Black-Tie-Feier sollten Tischnummern, Namensschilder und Speisekarten bereits zusammenpassen, bevor die Tische eingedeckt werden.
- Gib die endgültige Gästezahl früh an Catering und Diätmenüs weiter. Prüfe dabei nicht nur das Abendessen, sondern auch Snacks, Servierschalen und genügend Teller, Besteck sowie Gläser für den gesamten Ablauf.
- Richte am Veranstaltungstag zuerst die Infrastruktur ein: Tische, Stühle, Buffet, Bar und Garderobe. Stelle gekühlte Getränke und Eiswürfel rechtzeitig bereit, statt damit erst während des Empfangs zu beginnen.
- Teste Licht, Musik und Mikrofon vor dem Eintreffen der Gäste. Prüfe außerdem, ob Verlängerungskabel sicher liegen und der Bluetooth-Lautsprecher den Raum vollständig erreicht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Black-Tie-Feier planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Termin, Dresscode und Einladungen. Catering, Unterhaltung und Dekoration solltest du danach möglichst innerhalb der nächsten 2 Wochen festlegen.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Black-Tie-Feier verschicken?
- Verschicke sie etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 Wochen vor dem Termin. So bleiben meist noch 10 bis 14 Tage für Tischordnung, Namensschilder und Diätmenüs.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Black-Tie-Feier?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für den gesamten Abend sowie Eiswürfel und ausreichend Kühlmöglichkeiten ein.
- Wann muss der Aufbau einer Black-Tie-Feier beginnen?
- Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Aufbau und Tests ein, besonders wenn Tische, Tischwäsche, Dekoration, Buffet und Bar vor Ort eingerichtet werden. Licht, Musik und Mikrofon sollten spätestens 60 Minuten vor dem Empfang geprüft sein.
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