Zo organiseer je een biologiecongres

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer voldoende zalen voor lezingen, pauzes en registratie en benader sprekers vroeg, zodat je het programma op tijd kunt publiceren. Daarna richt je het aanmeldformulier in, verzamel je dieetwensen en werk je de deelnemerslijst bij. In de laatste week controleer je presentaties, catering en techniek; op de dag zelf bouw je registratie, zaalindeling en presentatietafel in vaste volgorde op.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Programma online publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Sprekersinformatie verzamelen
10
Presentaties ontvangen
11
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Catering definitief bestellen
14
Benodigdheden inkopen
3 personen
15
Presentaties op USB zetten
16
Ruimtesleutels ophalen
17
Catering controleren
2 personen
18
Zaalindeling uitzetten
3 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Registratiebalie opbouwen
2 personen
21
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
22
Presentatietafel inrichten
2 personen
23
Projector en scherm opstellen
2 personen
24
Microfoons en speakers aansluiten
2 personen
25
Presentaties technisch testen
2 personen
26
Verlichting en stroom controleren
2 personen
27
Posters en bewegwijzering plaatsen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
30
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

31
Sprekers ontvangen
2 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Welkomstkoffie serveren
2 personen
34
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
35
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
36
Tijd per presentatie bewaken
37
Vragenronde begeleiden
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
40
Koffiepauze serveren
3 personen
41
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
42
Postersessie begeleiden
2 personen
43
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
44
Dinerbuffet presenteren
3 personen
45
Dieetmaaltijden aanwijzen
46
Servies en bestek aanvullen
2 personen
47
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
48
Dankwoord en vertrek begeleiden
2 personen
49
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

50
Registratiematerialen verzamelen
2 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Posters en decoratie verwijderen
2 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
56
Zalen schoonmaken
3 personen
57
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
58
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
59
Sprekers bedanken
60
Deelnemersinformatie nasturen
61
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Sprekersstoelenaantal 6
Kleedjesaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
Back-uplaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterdispensersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
IJslepelsaantal 3
Opscheplepelsaantal 10
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Naambadgesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Tafelnummersaantal 14
Posterpanelenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Programmafoldersaantal 130
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Naamkaartjes voor sprekersaantal 10
Plakbandaantal 6
Kneedgumaantal 4
Stiftenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en de zaalcapaciteit. Leg per onderdeel vast welke zaal nodig is, hoeveel stoelen je klaarzet en hoeveel tijd je overhoudt tussen lezingen en pauzes.
Benader sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag uiterlijk twee weken vooraf om hun presentaties, benodigde adapters en een korte sprekersinformatie, zodat je het programma niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Houd dieetwensen in het aanmeldformulier bij en geef het definitieve aantal deelnemers en speciale maaltijden op tijd door aan de catering. Controleer de bestelling nogmaals voordat de eerste pauze begint.
Maak een aparte technische test met de presentatielaptop, back-uplaptop, projector, scherm, microfoons, speakers en presentatieklikker. Test elke presentatie op de gebruikte HDMI-kabels en adapters en zet alle bestanden ook op USB-sticks.
Bouw op de congresdag eerst de registratiebalie en zaalindeling op. Leg naamkaartjes en de afgedrukte deelnemerslijst klaar, haal de ruimtesleutels vooraf op en houd minimaal 30 minuten over voor een volledige geluid- en beeldtest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een biologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier staan; leg catering en techniek uiterlijk 1 tot 2 weken voor de congresdag definitief vast.
Wanneer moet je sprekers voor een biologiecongres benaderen?: Benader sprekers 8 tot 12 weken vooraf, zodat je programma ruimte laat voor bevestigingen en wijzigingen. Vraag presentaties en technische wensen uiterlijk 2 weken voor het congres op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een biologiecongres?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, presentatietafel en audiovisuele apparatuur. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor het testen van alle presentaties, microfoons en speakers.
Wanneer moet je de catering voor een biologiecongres bestellen?: Geef een voorlopige inschatting bij de eerste reservering en bevestig aantallen, pauzemomenten en dieetwensen uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer de levering direct bij aankomst en zet water, koffie en servies klaar voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.