Biologiekongress organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Biologiekongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Referenten, Anmeldung und Teilnehmerkommunikation. Spätestens vor dem Kongress müssen Ernährungswünsche, Präsentationen und Technik zusammengeführt werden. Plane die Aufbauzeit nicht nur für Tische und Stühle, sondern auch für Registrierung, Projektion und Ton ein. Die folgenden Hinweise zeigen, wo bei einem wissenschaftlichen Kongress typischerweise Zeit verloren geht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Programm online veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Sprecherinformationen sammeln
- 10
Präsentationen entgegennehmen
- 11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Catering verbindlich bestellen
- 14
Benötigtes Material einkaufen
3 Personen
- 15
Präsentationen auf USB speichern
- 16
Raumschlüssel abholen
- 17
Catering prüfen
2 Personen
- 18
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 22
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 23
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 24
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 25
Präsentationen technisch testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
- 27
Poster und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 29
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
- 30
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 31
Referenten empfangen
2 Personen
- 32
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 33
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 35
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
- 36
Zeit pro Präsentation überwachen
- 37
Fragerunde moderieren
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
- 40
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 41
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 42
Postersession moderieren
2 Personen
- 43
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
- 44
Abendbuffet präsentieren
3 Personen
- 45
Diätmahlzeiten zuweisen
- 46
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
- 47
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
- 48
Dankeswort und Abreise begleiten
2 Personen
- 49
Reste sicher verstauen
2 Personen
Nachbereitung
- 50
Registrierungsmaterialien sammeln
2 Personen
- 51
Geräte ausschalten
2 Personen
- 52
Poster und Dekoration entfernen
2 Personen
- 53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 54
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 55
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 56
Räume reinigen
3 Personen
- 57
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 58
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 59
Sprecher danken
- 60
Teilnehmerinformationen nachsenden
- 61
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 120
- Registrierungstisch
- RednerstühleAnz. 6
- DeckenAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Ersatzlaptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- WasserspenderAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- ServiertablettsAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- EislöffelAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 10
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- KühlcontainerAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 130
- BadgehalterAnz. 130
- TischnummernAnz. 14
- Poster-PaneeleAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- ProgrammhefteAnz. 130
- StifteAnz. 130
- NotizblöckeAnz. 130
- Namensschilder für VortragendeAnz. 10
- KlebebandAnz. 6
- KnetgummiAnz. 4
- StifteAnz. 12
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere die benötigten Räume frühzeitig und plane mindestens einen zusätzlichen Raum für Registrierung, Pausen oder parallele Beiträge ein.
- Bitte Referenten spätestens vier Wochen vor dem Kongress um Sprecherinformationen und Präsentationen. Speichere alle Dateien zusätzlich auf USB-Sticks und teste jedes Format auf dem vorgesehenen Laptop.
- Schließe die Anmeldung nicht mit der Teilnehmerzahl ab: Erfasse auch Ernährungswünsche und drucke die Teilnehmerliste kurz vor Beginn erneut aus. Namensschilder lassen sich dann passend zur finalen Liste vorbereiten.
- Bestelle das Catering erst verbindlich, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Stelle Wasser, Kaffee und Geschirr so auf, dass die Registrierung nicht durch Warteschlangen blockiert wird.
- Plane für den Aufbau einen vollständigen Techniktest ein. Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Präsentationsklicker, Mikrofone und Lautsprecher sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer angeschlossen und mit einer echten Präsentation geprüft werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Biologiekongress organisieren?
- Beginne mindestens drei bis vier Monate vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Die verbindliche Cateringbestellung sollte erst nach der Anmeldefrist und der Prüfung der Ernährungswünsche erfolgen.
- Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Fordere die Präsentationen spätestens vier Wochen vor dem Kongress an. Zwei bis drei Tage vorher solltest du alle Dateien auf dem Kongress-Laptop und zusätzlich auf USB-Sticks testen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Biologiekongresses?
- Plane mindestens zwei bis drei Stunden für Raumaufteilung, Bestuhlung, Registrierungstresen und Präsentationstechnik ein. Für Mikrofone, Lautsprecher und mehrere Präsentationsräume brauchst du entsprechend mehr Zeit.
- Wann druckt man die Teilnehmerliste und Namensschilder?
- Bereite Namensschilder ein bis zwei Tage vorher vor und drucke die Teilnehmerliste am Veranstaltungstag oder am Vorabend. So bleiben kurzfristige An- und Abmeldungen berücksichtigt.
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