Zo organiseer je een binnenbruiloft

Begin met de gastenlijst en leg daarna de trouwlocatie vast; die bepaalt hoeveel ruimte je nodig hebt voor ceremonie, diner, dans en garderobe. Reserveer vervolgens catering, fotograaf en muziekvoorziening voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en vervoersvragen op één plek en werk pas daarna de tafelindeling en het ceremonieprogramma uit. In de laatste weken draait alles om bevestigen, aantallen doorgeven en controleren of kleding, ringen, servies en decoratie compleet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Trouwlocatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Fotograaf reserveren
5
Muziekvoorziening reserveren
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersvragen verzamelen
11
Ceremonieprogramma maken
2 personen
12
Tafelindeling maken
2 personen
13
Menukaarten ontwerpen
14
Leveranciers bevestigen
15
Definitief aantal gasten doorgeven
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen doen
2 personen
18
Decoratie controleren
2 personen
19
Servies controleren
2 personen
20
Tafelnummers maken
2 personen
21
Naamkaartjes maken
2 personen
22
Muziekafspeellijst samenstellen
2 personen
23
Toespraken bevestigen
24
Kleding en ringen controleren
2 personen
25
Verse boodschappen doen
2 personen
26
Taart ophalen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen aannemen
2 personen
30
Ruimte ventileren
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
34
Servies klaarzetten
3 personen
35
Buffet klaarzetten
4 personen
36
Drankenbar inrichten
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Bloemstukken plaatsen
2 personen
39
Ceremonieplek inrichten
3 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Presentatietafel inrichten
2 personen
42
Toiletten controleren
43
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
44
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

45
Bruidspaar ontvangen
2 personen
46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
48
Ceremonie begeleiden
3 personen
49
Aperitief serveren
4 personen
50
Groepsfoto begeleiden
3 personen
51
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
52
Dinerbuffet openen
2 personen
53
Diner serveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Toespraken begeleiden
2 personen
58
Taart aansnijden
3 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Dansvloer vrijmaken
3 personen
61
Muziek starten
62
Avondhapjes serveren
3 personen
63
Gasten uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

64
Restanten verpakken
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Tafels leegruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Keuken schoonmaken
3 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Geleende spullen verzamelen
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Afval wegbrengen
2 personen
76
Verloren voorwerpen controleren
77
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Cocktailtafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 90
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Tafeltafelsaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertvorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12
Waterkaraffenaantal 12
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Stoffen servettenaantal 100
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Menukaartenaantal 90
Bloemstukkenaantal 10
Kaarsenaantal 40
Kandelaarsaantal 20
Ledlichtslingersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Achtergronddoek
Ringkussen
Gastenboek
Kaartendoos
Fotolijstjesaantal 12
Welkomstbord
Pennenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 12
Taartmes
Taartspatel
Taartplateau
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de ruimte-indeling: reserveer plaats voor ceremoniestoelen, diner- en buffettafels, cocktailtafels en een garderobe voordat je het aantal stoelen definitief maakt.
Verstuur uitnodigingen ruim op tijd en sluit de aanmeldingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Dan heb je tijd om dieetwensen, vervoersvragen, naamkaartjes en de tafelindeling te verwerken.
Geef het definitieve aantal gasten pas door nadat de aanmeldtermijn is verstreken, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de bruiloft. Controleer tegelijk of catering, fotograaf en muziekvoorziening dezelfde aantallen en tijden hebben.
Controleer servies per onderdeel van de dag: dinerborden, dessertborden, glazen, koffie-items en opscheplepels worden vaak apart geteld. Leg daarnaast tafellopers, stoffen servetten, tafelnummers, menukaarten en naamkaartjes bij elkaar.
Doe houdbare boodschappen eerder, maar plan verse boodschappen voor de dag ervoor of de ochtend zelf. Leg de laatste week ook kleding, ringen, toespraken, muziekafspeellijst en decoratie klaar zodat niets van de ceremonie naar de receptie wordt verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een binnenbruiloft organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden van tevoren met de gastenlijst, locatie en belangrijkste leveranciers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 maanden vooraf en rond de definitieve planning 2 tot 3 weken voor de bruiloft af.
Wanneer moet je de trouwlocatie voor een binnenbruiloft reserveren?: Reserveer de locatie zodra je een voorlopige gastenlijst en gewenste datum hebt, meestal 9 tot 12 maanden vooraf. Vraag direct hoeveel ruimte beschikbaar is voor ceremonie, diner, dans, cateringopstelling en garderobe.
Wanneer geef je het definitieve aantal gasten door aan de catering?: Geef het definitieve aantal door nadat de RSVP-termijn is gesloten, meestal 2 tot 3 weken voor de bruiloft. Controleer dan ook alle dieetwensen en eventuele wijzigingen in de tafelindeling.
Hoeveel servies heb je nodig voor een binnenbruiloft?: Tel per gast minimaal één dinerbord, dessertbord, dinervork, dinermes, waterglas en wijnglas, plus de items die bij koffie en champagne horen. Plan voor breekbaar servies ongeveer 5 tot 10 procent extra, zodat een ongeluk of vertraagde afwas niet direct een tekort veroorzaakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.