Een bingoavond organiseren: zo pak je het aan

Begin met de praktische basis: reserveer de locatie, bepaal hoeveel rondes je speelt en werk daarna pas aan uitnodigingen en prijzen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, leg je dieetwensen en het aantal spelers vast; dat bepaalt hoeveel bingokaarten, stoelen en drank je nodig hebt. Test vóór de ontvangst de bingodraaimolen, het nummerbord, de microfoon en de speaker. Op de avond zelf werkt een vaste volgorde het prettigst: zaal openen, opstellen, kaarten klaarleggen, prijzen uitstallen en pas daarna de deelnemers ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Bingoprogramma bepalen
2 personen
3
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodiging ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
10
Spelregels afdrukken
11
Prijzen inkopen
2 personen
12
Bingomateriaal controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Boodschappen sorteren
2 personen
16
Contant wisselgeld klaarleggen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Tafels aankleden
3 personen
22
Bingoapparatuur opstellen
2 personen
23
Geluidsinstallatie testen
2 personen
24
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
25
Prijzen uitstallen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Snacks op schalen leggen
2 personen
28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Bingokaarten uitdelen
2 personen
31
Spelregels toelichten
32
Bingorondes presenteren
33
Winnaars controleren
2 personen
34
Prijzen uitreiken
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Snacks aanvullen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

41
Bingoapparatuur opruimen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Ruimte schoonmaken
3 personen
45
Koelboxen legen
2 personen
46
Overgebleven voorraad verpakken
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Verloren voorwerpen afhandelen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Ontvangsttafel
Prijzentafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Schotelsaantal 70
Bordenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Bingodraaimolen
Bingoballetjesaantal 90
Bingonummerbord
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsemmersaantal 2
Maatbekersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Feestslingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Ballonpomp
Naamkaartjesaantal 70

Catering

Bingokaartenaantal 250
Stiftenaantal 70
Prijzenaantal 20
Cadeautasjesaantal 20
Boodschappen

Tips

Bepaal vooraf het aantal rondes, de pauze en de prijzen per ronde. Zo kun je de prijzenlijst samenstellen zonder op het laatste moment nog iets te moeten inkopen.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de avond definitief en controleer daarna het aantal stoelen, bingokaarten en naamkaartjes. Houd een paar extra kaarten achter de hand voor late aanmeldingen.
Test de geluidsinstallatie vóór de zaal volloopt: controleer de microfoon, speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen op de plek waar je ze gebruikt. Een korte test voorkomt dat getrokken nummers achterin niet verstaanbaar zijn.
Zet drank minstens één uur voor de start koud en bereid koffie en thee met voldoende thermoskannen voor. Vergeet ook niet om dieetwensen uit de aanmeldingen zichtbaar door te geven aan degene die serveert.
Leg contant wisselgeld en eventuele betaalinformatie bij de ontvangsttafel klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Richt de prijzentafel apart in, zodat winnaars hun prijs niet tussen de bingomaterialen hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een bingoavond te organiseren?: Reken op minimaal twee tot drie weken. Reserveer eerst de locatie en bepaal het programma; verstuur daarna de uitnodigingen en bestel of koop de prijzen uiterlijk één week vooraf.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer minstens één kaart klaar en houd 5 tot 10 procent extra achter de hand. Bij 40 deelnemers leg je dus 42 tot 44 kaarten klaar.
Hoeveel prijzen heb je nodig bij bingo?: Dat hangt af van het aantal rondes, maar leg per geplande ronde minstens één prijs klaar en voeg eventueel een hoofdprijs toe. Bij 8 rondes heb je minimaal 8 prijzen nodig; controleer vooraf of de prijzen duidelijk aan een ronde gekoppeld zijn.
Hoe voorkom je dat een bingoavond niet goed te verstaan is?: Test microfoon en speaker op de dag zelf in de volledige ruimte, minstens 30 minuten vóór de start. Zet het nummerbord zichtbaar neer en spreek elk getrokken nummer één keer rustig uit voordat je verdergaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.