Einen Bingoabend Schritt für Schritt organisieren

Ein gelungener Bingoabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Raum, Termin und Spielplan fest, danach kümmerst du dich um Anmeldungen, Karten und Preise. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem Zeit für den Aufbau, einen Techniktest und die Ausgabe der Karten. Plane den Einlass nicht zu knapp, denn Namensschilder, Teilnehmerliste und Kleingeld kosten schnell mehr Minuten als erwartet. Mit diesem Plan arbeitest du die Vorbereitung in der richtigen Reihenfolge ab.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Bingoprogramm festlegen
2 Personen
3
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladung gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Bingokarten vorbereiten
2 Personen
10
Spielregeln ausdrucken
11
Preise einkaufen
2 Personen
12
Bingomaterial überprüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kalt stellen
2 Personen
15
Einkäufe sortieren
2 Personen
16
Bar-Kleingeld bereitlegen

Event

17
Location öffnen
2 Personen
18
Raum lüften
19
Tische aufstellen
4 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Tische eindecken
3 Personen
22
Bingo-Ausrüstung aufstellen
2 Personen
23
Beschallungsanlage testen
2 Personen
24
Bingo-Karten auslegen
2 Personen
25
Preise ausstellen
2 Personen
26
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
27
Snacks auf Platten anrichten
2 Personen
28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
29
Teilnehmende empfangen
3 Personen
30
Bingokarten austeilen
2 Personen
31
Spielregeln erläutern
32
Bingorunden präsentieren
33
Gewinner überprüfen
2 Personen
34
Preise überreichen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks auffüllen
2 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Letzte Runde ankündigen
40
Verabschiedung der Gäste
2 Personen

Nachbereitung

41
Bingo-Ausrüstung aufräumen
2 Personen
42
Geschirr abwaschen
3 Personen
43
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
44
Raum reinigen
3 Personen
45
Kühlboxen leeren
2 Personen
46
Übrig gebliebenen Vorrat verpacken
2 Personen
47
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
48
Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Fundgegenstände bearbeiten
50
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 65
Empfangstisch
Preisetisch

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
ServierplattenAnz. 70
TellerAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Bingo-Drehrad
BingokugelnAnz. 90
Bingo-Nummerntafel
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiskübelAnz. 2
MessbecherAnz. 2
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
PartygirlandenAnz. 6
BallonsAnz. 40
Ballonpumpe
NamensschilderAnz. 70

Catering

Bingo-KartenAnz. 250
StifteAnz. 70
PreiseAnz. 20
GeschenktütenAnz. 20
Einkäufe

Tipps

Lege den Spielplan fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Bingorunde etwa 15 bis 20 Minuten ein und notiere, wann Pausen, Getränke und die Preisübergabe stattfinden.
Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und bereite pro Person mindestens eine Bingokarte vor; ein kleiner Vorrat für Nachmeldungen verhindert Engpässe.
Kaufe die Preise nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle die Preisliste nach den Runden zusammen und besorge zusätzlich 2 bis 3 Ersatzpreise, falls mehr Gewinne anfallen oder etwas beschädigt wird.
Beginne den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Stelle Tische und Stühle auf, lege die Karten aus und richte Bingo-Drehrad, Kugeln und Nummerntafel so ein, dass alle sie sehen können.
Teste Lautsprecher und Mikrofon vor dem Einlass mit einer vollständigen Ansage. Lege Verlängerungskabel, Bar-Kleingeld und gekühlte Getränke bereit; gerade diese Kleinigkeiten werden beim Aufbau häufig zu spät gesucht.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht man, um einen Bingoabend zu organisieren?: Für Einladungen, Anmeldungen, Preise und Material solltest du etwa 1 bis 2 Wochen Vorlauf einplanen. Am Veranstaltungstag sind mindestens 90 Minuten für Raum, Technik und Karten sinnvoll.
Wie viele Bingokarten braucht man pro Person?: Plane eine Karte pro Teilnehmer und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 30 angemeldeten Personen sind das 33 Karten, damit Nachmeldungen oder beschädigte Karten kein Problem sind.
Wie viele Preise braucht man für einen Bingoabend?: Die Anzahl richtet sich nach den geplanten Runden. Bei 5 Runden solltest du mindestens 5 Hauptpreise und 2 bis 3 Ersatzpreise vorbereiten, damit der Ablauf nicht wegen fehlender Gewinne stockt.
Wann sollte man die Getränke für den Bingoabend kalt stellen?: Stelle Getränke etwa 4 bis 6 Stunden vor Beginn kalt, damit sie rechtzeitig servierfertig sind. Kühlboxen oder Eiskübel helfen, wenn der Kühlschrank am Veranstaltungsort nicht ausreicht.

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