Zo organiseer je een bingoavond zonder stress

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal deelnemers. Bepaal daarna hoeveel bingorondes je speelt, welke kaarten en prijzen je nodig hebt en wie welke rol krijgt. Regel bingoapparatuur, geluidsversterking en prijzen ruim op tijd; vooral reservebatterijen, extra kaarten en een werkende microfoon worden vaak vergeten. Werk de avond uit in een draaiboek en test de opstelling voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Bingokaarten en prijzen bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bingoapparatuur reserveren
7
Prijzen bestellen
8
Vrijwilligers indelen
9
Draaiboek en spelregels maken
2 personen
10
Bingorondes voorbereiden
2 personen
11
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
15
Bingokaarten sorteren
2 personen
16
Locatie en sleutel controleren
17
Inrichtingstekening ophangen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Podiumtafel en presentatietafel plaatsen
2 personen
20
Bingoapparatuur aansluiten
2 personen
21
Geluidsinstallatie testen
2 personen
22
Bingokaarten en stiften klaarleggen
2 personen
23
Prijzen uitstallen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
3 personen
27
Entree en registratie inrichten
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Bingokaarten uitdelen
2 personen
30
Spelregels en programma toelichten
31
Bingorondes leiden
2 personen
32
Winnende kaarten controleren
2 personen
33
Prijzen uitreiken
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Koffie en thee bijvullen
37
Pauze aankondigen
38
Laatste ronde en afsluiting leiden
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Bingoapparatuur uitschakelen
2 personen
41
Overgebleven eten verpakken
2 personen
42
Servies en glazen afwassen
3 personen
43
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Bingoapparatuur retourneren
2 personen
47
Restmaterialen opbergen
2 personen
48
Gevonden voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Presentatietafel

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballetjesaantal 90
Reservebatterijenaantal 12
Microfoon
Luidsprekeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Laptop

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 80
Bingostiftenaantal 80
Reservebingokaartenaantal 20
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Prijstafelbord

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bingorondes vóór je de kaarten bestelt. Leg per ronde vast hoeveel kaarten iedere deelnemer krijgt en houd minstens 10% reservebingokaarten achter de hand voor fouten, late aanmeldingen of beschadigde kaarten.
Test de bingomolen, microfoon en luidspreker uiterlijk een dag vooraf. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen bij de apparatuur; een ontbrekende aansluiting kan de start gemakkelijk 15 minuten vertragen.
Maak de registratie- en presentatietafel niet tegelijk tot uitgiftepunt. Zet de kaarten en bingostiften per tafel klaar en leg de prijzen op volgorde van uitreiking, zodat de presentator niet tijdens een ronde hoeft te zoeken.
Zet koffie, thee en koude dranken minstens 30 minuten vóór aanvang klaar. Gebruik thermoskannen en een apart koffie- en theepunt, zodat de wachtrij bij binnenkomst niet voor de registratie ontstaat.
Controleer de aanmeldingen en dieetwensen op de dag zelf nog één keer. Hang de inrichtingstekening op voordat je tafels en stoelen verplaatst en reserveer minimaal 30 minuten voor het aansluiten en testen van alle apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bingokaarten heb je nodig per persoon?: Reken vooraf met het aantal kaarten dat je per ronde uitdeelt en bestel minimaal 10% extra. Bij 80 deelnemers en 2 kaarten per persoon heb je dus minstens 176 kaarten nodig, exclusief extra exemplaren voor meerdere rondes.
Hoe lang duurt een bingoavond?: Plan voor een avond met 3 tot 5 rondes ongeveer 2,5 tot 3 uur, inclusief ontvangst en pauze. Reken per ronde 20 tot 30 minuten en reserveer 15 minuten voor uitleg en prijsuitreiking.
Wanneer moet je prijzen voor een bingoavond bestellen?: Bestel de prijzen uiterlijk 2 weken voor de bingoavond, zodat je nog tijd hebt voor levering of vervanging. Leg ze op de dag zelf per ronde klaar op de prijzentafel.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bingoavond?: Voor ongeveer 50 tot 100 deelnemers werken 4 tot 6 vrijwilligers praktisch: één presentator, één persoon voor registratie, één voor techniek en één tot drie voor drank, prijzen en rondes. Wijs de rollen uiterlijk een week vooraf toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.