Een bijbelstudieavond organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met boodschappen doen, maar met het doel van de avond. Leg eerst datum, thema, Bijbelgedeelte en spreker vast en reserveer daarna de kerkzaal. Werk vervolgens het studieprogramma uit, open de aanmeldingen en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je presentatie en techniek, maak je de deelnemerslijst definitief en regel je printwerk, eten en drinken. Op de avond zelf draait alles om een geopende zaal, een duidelijke ontvangst en een opstelling die gesprek mogelijk maakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en thema vastleggen
2 personen
2
Kerkzaal reserveren
3
Uitnodigingstekst schrijven
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Spreker bevestigen
9
Bijbelgedeelte selecteren
2 personen
10
Studieprogramma uitwerken
2 personen
11
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
12
Presentatie controleren
13
Definitieve deelnemerslijst maken
14
Herinnering versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Bijbels en werkbladen printen
18
Naambadges voorbereiden
19
Locatiesleutel ophalen
20
Zaal openen
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen klaarzetten
3 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Bijbels klaarleggen
2 personen
26
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
27
Broodjes en fruit klaarzetten
2 personen

Event

28
Deelnemers verwelkomen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Naambadges uitdelen
31
Opening verzorgen
32
Bijbelstudie begeleiden
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Gespreksgroepen begeleiden
4 personen
35
Dranken bijvullen
36
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
37
Avondmaaltijd serveren
3 personen
38
Tafels afruimen
2 personen
39
Verdiepende studie verzorgen
2 personen
40
Vragenronde begeleiden
2 personen
41
Gezamenlijk afsluiten
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Servies verzamelen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Apparatuur afkoppelen
2 personen
48
Zaal schoonmaken
3 personen
49
Toiletten controleren
50
Ramen en deuren controleren
51
Zaal afsluiten
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen bewaren
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Spreektafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Soepkommenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Dienbladenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Soepketel
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 36
Tafelbordjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de uitnodiging verstuurt. Zet de tijden van ontvangst, studie, gesprek, pauze en afsluiting op één pagina, zodat deelnemers weten hoeveel ruimte er is voor vragen.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk enkele dagen vóór de avond in je boodschappenlijst. Zo hoef je bij het serveren niet meer te gokken wie iets wel of niet kan eten.
Test laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en speaker in de zaal vóór de deelnemers binnenkomen. Sluit alles minimaal 30 minuten voor de start aan en leg een alternatief klaar als de presentatie niet werkt.
Print Bijbelgedeelten, werkbladen en gespreksvragen vóór de dag zelf. Leg per deelnemer één set klaar en houd enkele extra exemplaren achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Maak de ontvangsttafel compleet voordat je de zaal opent: naambadges, deelnemerslijst, pennen en praktische informatie horen bij elkaar. Zet tafels en stoelen zo neer dat deelnemers elkaar kunnen aankijken, niet alleen naar de spreektafel.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een bijbelstudieavond?: Leg datum, thema en zaal bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Bevestig de spreker en het Bijbelgedeelte daarna, zodat je de uitnodiging minstens 2 tot 3 weken voor de avond kunt versturen.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een bijbelstudieavond versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond. Verstuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met tijd, locatie en eventuele dieet- of parkeerinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor openen, tafels en stoelen, ontvangsttafel, techniek en Bijbels klaarleggen. Reken nog 30 minuten extra als je ook koffie, thee of soep voorbereidt.
Wat moet je op de dag van een bijbelstudieavond controleren?: Controleer eerst de sleutel en toegang tot de kerkzaal, daarna stoelen, tafels, verlichting en techniek. Leg vóór de start de Bijbels, werkbladen en naambadges klaar en koel dranken minstens 2 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.