Organiser une soirée d’étude biblique sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le thème et le passage biblique, puis réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent à prévoir les besoins alimentaires, le nombre de Bibles et la disposition des tables. Dans la dernière semaine, finalisez le programme, les questions de discussion et la technique. Le jour J, prévoyez au moins 60 minutes pour ouvrir la salle, installer les chaises, brancher le vidéoprojecteur et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le thème
2 personnes
2
Réserver la salle de culte
3
Rédiger le texte d’invitation
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer l'intervenant
9
Sélectionner le passage biblique
2 personnes
10
Élaborer le programme d'étude
2 personnes
11
Préparer les questions de discussion
2 personnes
12
Vérifier la présentation
13
Établir la liste définitive des participants
14
Envoyer un rappel
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Imprimer les Bibles et les fiches
18
Préparer les badges nominatifs
19
Récupérer la clé du lieu
20
Ouvrir la salle
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
24
Brancher la technique
2 personnes
25
Préparer les Bibles
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les sandwichs et les fruits
2 personnes

Événement

28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Enregistrer la présence
30
Distribuer les badges nominatifs
31
Assurer l’ouverture
32
Animer l’étude biblique
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Animer les groupes de discussion
4 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
37
Servir le dîner
3 personnes
38
Dégager les tables
2 personnes
39
Assurer l'étude approfondie
2 personnes
40
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
41
Clôture commune
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Rassembler la vaisselle
2 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
47
Débrancher l’équipement
2 personnes
48
Nettoyer la salle
3 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Vérifier les fenêtres et les portes
51
Fermer la salle
2 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Conserver les objets trouvés
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Table de prise de parole
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à théqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettesqté 36
Bol à soupeqté 36
Couvertsqté 36
Louchesqté 6
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateauxqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Marmite à soupe
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 6
Glacièresqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Supports de badges nominatifsqté 36
Pancartes de tableqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle de culte avant de lancer les invitations : gardez au moins 4 semaines pour recueillir les réponses et confirmer l’intervenant.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis établissez la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant la soirée pour ajuster les achats et les portions.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et l’enceinte au moins 48 heures avant. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises, car les prises sont rarement placées au bon endroit.
Imprimez les Bibles et les fiches avant le jour J et préparez les badges nominatifs par ordre alphabétique. Gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez séparément la table d’accueil, la table de prise de parole et le service du café, du thé ou de la soupe afin d’éviter les files dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d’étude biblique ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer l’intervenant, ouvrir les inscriptions et envoyer un rappel avant de finaliser les quantités.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’étude biblique ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, le thème et les horaires sont confirmés. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ajoutez 15 à 20 minutes si vous devez tester le vidéoprojecteur, le microphone et l’enceinte ou déplacer plusieurs tables et chaises.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée d’étude biblique ?: La veille, vérifiez la liste des participants, imprimez les supports, préparez les badges et confirmez l’intervenant. Mettez aussi les boissons au frais et regroupez les câbles, rallonges et multiprises dans un même bac.

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