Zo organiseer je een bewonersvergadering

Begin niet met de hapjes, maar met de besluitvorming. Bevestig eerst datum en ruimte, bepaal welke onderwerpen een besluit nodig hebben en leg vast wie voorzit, presenteert en notuleert. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en documenten, zodat bewoners weten waarover ze kunnen meepraten. In de laatste week controleer je techniek, catering en stemmingen. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole naar ontvangst, vergadering en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ruimte reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Agenda en onderwerpen opstellen
2 personen
5
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering versturen
11
Deelnemerslijst bijwerken
12
Presentatie en documenten afronden
2 personen
13
Stembiljetten voorbereiden
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Naamkaartjes schrijven
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Salades en broodmaaltijd klaarmaken
3 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
24
Informatietafel inrichten
2 personen
25
Buffet en drankentafel klaarzetten
3 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Opening en huisregels toelichten
31
Agenda en notulen toelichten
32
Bewonersvragen verzamelen
2 personen
33
Pauzedranken bijvullen
2 personen
34
Pauzehapjes serveren
2 personen
35
Bespreekpunten behandelen
2 personen
36
Buffet openen
3 personen
37
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
38
Besluiten en stemmingen uitvoeren
3 personen
39
Actiepunten en contactgegevens noteren
2 personen
40
Informeel napraten begeleiden
2 personen
41
Laatste dranken serveren
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Eten en afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Toiletten schoonmaken
2 personen
49
Afvalcontainers buitenzetten
2 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Notulen uitwerken
53
Notulen en actiepunten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Flip-overbord
Flip-overvellenaantal 2
Stiftenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkleedrollenaantal 4
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de agenda vóór je de uitnodiging verstuurt. Zet per onderwerp de spreektijd en het gewenste besluit erbij; zo weet je of de vergadering bijvoorbeeld 90 minuten of 2 uur duurt.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 14 dagen vooraf en verstuur 3 tot 5 dagen voor de vergadering een herinnering. Vermeld de locatie, starttijd, agenda en uiterste datum voor aanmelding.
Rond presentatie, vergaderstukken en stembiljetten minimaal 3 dagen vooraf af. Print extra exemplaren: reken op ongeveer 10 procent meer dan het aantal aangemelde bewoners.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor. Controleer op locatie ook of het beeld leesbaar is vanuit de achterste stoelen.
Zet koffie, thee, water en de maaltijd pas klaar nadat tafels en stoelen staan. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je bewoners uit voor een vergadering?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 14 dagen voor de vergadering. Verstuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met de definitieve agenda en praktische informatie.
Hoe lang duurt een bewonersvergadering meestal?: Plan voor een gewone bewonersvergadering ongeveer 90 minuten tot 2 uur. Reserveer per agendapunt een vaste spreektijd en houd 10 tot 15 minuten over voor vragen en stemming.
Hoeveel stoelen en drankjes heb ik nodig voor een bewonersvergadering?: Zet voor iedere aangemelde bewoner één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast koffie en thee.
Wanneer moet ik de vergaderstukken en stembiljetten klaar hebben?: Maak de presentatie, documenten en stembiljetten minimaal 3 dagen vooraf definitief. Neem op de dag zelf ongeveer 10 procent extra papieren exemplaren mee voor onverwachte aanwezigen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.