Organiser une réunion de résidents, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, la salle et les autorisations avant de préparer le contenu. Ensuite, construisez un ordre du jour réaliste, identifiez les intervenants et envoyez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à finaliser les documents, les bulletins de vote et les achats. Le jour J, prévoyez une équipe pour ouvrir la salle, installer les tables, tester la présentation et gérer l’accueil comme le buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Établir l’ordre du jour et les sujets
2 personnes
5
Renseigner les intervenants et les animateurs
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Finaliser la présentation et les documents
2 personnes
13
Préparer les bulletins de vote
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer des salades et des repas sandwichs
3 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
24
Aménager le stand d’information
2 personnes
25
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
26
Préparer les badges nominatifs

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Présenter l’ouverture et le règlement intérieur
31
Expliquer l'ordre du jour et le compte rendu
32
Recueillir les questions des habitants
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
34
Servir les en-cas de pause
2 personnes
35
Traiter les points à discuter
2 personnes
36
Ouvrir le buffet
3 personnes
37
Ravitailler le buffet et les boissons
2 personnes
38
Mettre en œuvre les décisions et les votes
3 personnes
39
Noter les actions et les coordonnées
2 personnes
40
Animer les échanges informels
2 personnes
41
Servir les dernières boissons
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Nettoyer l’espace
3 personnes
48
Nettoyer les toilettes
2 personnes
49
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
50
Fermer le lieu
2 personnes
51
Retourner les matériels
2 personnes
52
Rédiger le procès-verbal
53
Envoyer le compte rendu et les actions à suivre

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Panneau de paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Rouleaux de nappesqté 4
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’envoyer les invitations et vérifiez les autorisations nécessaires. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi des invitations et la réunion pour traiter les inscriptions.
Limitez l’ordre du jour à un nombre de sujets compatible avec la durée prévue. Confirmez les intervenants et animateurs au plus tard 7 jours avant, puis envoyez un rappel quelques jours avant la date.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et mettez à jour la liste des participants jusqu’à la veille. Prévoyez les badges nominatifs à partir de cette liste, plutôt que de les écrire au dernier moment.
Faites les courses après avoir vérifié la liste et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Pour un buffet de salades et de repas sandwichs, préparez les aliments le jour même ou la veille selon leur conservation.
Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour vérifier les toilettes, installer les tables et les chaises, tester l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte. Faites passer les rallonges et multiprises avant l’arrivée des résidents afin d’éviter les câbles dans les zones de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il inviter les résidents ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant afin de finaliser les repas, les badges et la liste des participants.
Quand préparer l’ordre du jour d’une réunion de résidents ?: Préparez une première version au moins 3 semaines avant l’événement, puis confirmez les sujets et les intervenants 7 jours avant. Gardez une marge pour ajouter les informations nécessaires aux bulletins de vote et à la présentation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 90 minutes avant l’accueil des résidents. Ce créneau permet d’installer les tables, les chaises, le buffet et le stand d’information, puis de tester le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le son.
Quand acheter et préparer les boissons et le buffet ?: Vérifiez la liste des courses 3 à 5 jours avant, puis faites les achats suffisamment tôt pour refroidir les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Préparez les salades, les repas sandwichs et les en-cas le jour même ou la veille selon les aliments utilisés.

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