Zo organiseer je een bewonerspicknick zonder last-minute chaos

Begin bij de plek, de datum en de regels voor openbaar gebruik. Daarna leg je vast hoeveel bewoners komen, welke dieetwensen er zijn en wie helpt met opbouw en opruimen. Plan het eten en drinken pas definitief nadat de aanmeldingen binnen zijn. In de laatste week controleer je de weersverwachting, deel je route- en parkeerinformatie en zet je materiaal, servies en afvalpunten klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknickplek reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Datum en tijden vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma bekendmaken
9
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
10
Weersverwachting volgen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
12
Dieetwensen doorgeven
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Servies sorteren
2 personen
18
Tafellinnen wassen
19
Picknickmanden samenstellen
2 personen
20
Route en parkeerinformatie delen
21
Materialen klaarzetten
3 personen
22
Picknickplek inspecteren
2 personen
23
Afvalpunten markeren
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen neerzetten
4 personen
26
Picknickkleedjes uitleggen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Servies opstellen
2 personen
32
Dranken uitstallen
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Salades bereiden
3 personen
35
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
36
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Naamkaartjes neerleggen
39
Informatiebord plaatsen
40
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

41
Gasten verwelkomen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Huisregels toelichten
44
Buffet openen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
51
Spellen begeleiden
4 personen
52
Muziek verzorgen
53
Open vuur controleren
2 personen
54
Dessert serveren
2 personen
55
Verlichting inschakelen
56
Gasten informeren over einde
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Eten en drinken afdekken
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Afval inzamelen
4 personen
61
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Verlichting verwijderen
3 personen
65
Picknickplek schoonmaken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen
2 personen
68
Materialen drogen
2 personen
69
Voorraad opruimen
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Gevonden voorwerpen bewaren
73
Gevonden voorwerpen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Picknickbankenaantal 4
Picknickkleedjesaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Tafelkleedgewichtenaantal 32

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4
Serveertraysaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Stiftenaantal 12
Informatiebordenaantal 3

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 6
Kubbspellenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Zachte ballenaantal 6
Springtouwenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 10
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 8

Catering

Boodschappen
Thermoboxenaantal 4
Serveerkommenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 4
Brandblusdekensaantal 2

Tips

Reserveer de picknickplek en controleer vergunningen minimaal 6 weken vooraf. Vraag ook na of partytenten, klaptafels en muziek op die locatie zijn toegestaan.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de picknick. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen door te geven en het aantal borden, bekers, stoelen en picknickkleedjes te bepalen.
Maak voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon beschikbaar en koel ze uiterlijk de avond ervoor. Houd extra water apart in waterkannen; dat wordt bij warm weer vaak vergeten.
Wijs minimaal 2 vrijwilligers aan voor de opbouw en 2 voor het opruimen. Zet afvalpunten zichtbaar bij de tafels en buffetplek, zodat afval niet pas aan het einde wordt verzameld.
Controleer het weer 7 dagen, 2 dagen en op de ochtend zelf. Leg bij kans op regen een alternatief vast, controleer partytenten en tafelkleedgewichten en deel wijzigingen direct met alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bewonerspicknick organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de plek, datum en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen daarna ongeveer 4 weken voor de picknick en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een bewonerspicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, plus extra water bij warm weer. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en gebruik koelboxen met voldoende koelelementen.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor de picknick. Geef de definitieve lijst minimaal 5 dagen vooraf door aan degene die het eten verzorgt.
Wanneer controleer ik het weer voor een bewonerspicknick?: Bekijk de verwachting 7 dagen en 2 dagen vooraf en maak op de ochtend zelf de definitieve keuze. Zorg uiterlijk 48 uur vooraf voor een uitvoerbaar regenplan, zoals partytenten of een andere toegestane plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.