Organiser un pique-nique des résidents sans rien oublier

Un pique-nique de résidents se prépare d’abord comme un petit événement collectif, pas comme un simple repas dehors. Commencez par réserver l’aire, vérifier les autorisations et fixer des horaires réalistes. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les quantités, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. La dernière semaine, concentrez-vous sur la météo, les courses, le froid et le transport du matériel. Le jour même, gardez au moins une heure pour inspecter le lieu et installer les tables, les chaises et les zones de déchets.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’aire de pique-nique
2
Vérifier les autorisations
3
Fixer la date et les horaires
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Annoncer le programme
9
Inscrire les bénévoles
2 personnes
10
Suivre les prévisions météo
11
Établir la liste définitive des participants
12
Transmettre les besoins alimentaires
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Trier la vaisselle
2 personnes
18
Laver le linge de table
19
Composer les paniers pique-nique
2 personnes
20
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
21
Préparer le matériel
3 personnes
22
Inspecter le lieu du pique-nique
2 personnes
23
Marquer les points de déchets
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les couvertures de pique-nique
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Mettre en place la vaisselle
2 personnes
32
Présenter les boissons
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Préparer les salades
3 personnes
35
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
36
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Déposer les badges nominatifs
39
Installer le panneau d'information
40
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Expliquer le règlement intérieur
44
Ouvrir le buffet
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
51
Animer les jeux
4 personnes
52
Fournir la musique
53
Vérifier le feu ouvert
2 personnes
54
Servir le dessert
2 personnes
55
Allumer l’éclairage
56
Informer les invités de la fin
57
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

58
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Collecter les déchets
4 personnes
61
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Retirer l'éclairage
3 personnes
65
Nettoyer l’espace de pique-nique
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Faire sécher le matériel
2 personnes
69
Ranger les stocks
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Conserver les objets trouvés
73
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 4
Bancs de pique-niqueqté 4
Plaids de pique-niqueqté 20
Nappesqté 8
Poids de nappeqté 32

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Marqueursqté 12
Panneaux d'informationqté 3

Matériel de sport

Frisbeesqté 6
Jeux de Kubbqté 2
Sets de badmintonqté 3
Balles souplesqté 6
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses
Thermoboxesqté 4
Saladiers de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Couvertures anti-feuqté 2

Conseils

Fixez la date après avoir vérifié l’aire de pique-nique et les autorisations nécessaires. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour inviter les résidents, recueillir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez une liste définitive aux personnes qui font les courses 5 à 7 jours avant le pique-nique. Les réponses reçues le jour même compliquent fortement les quantités.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant les 5 derniers jours. En cas de risque de pluie, vérifiez à l’avance les tentes, les poids de nappe et une solution pour garder les aliments et la vaisselle au sec.
Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant le début et répartissez-les dans plusieurs glacières avec des pains de glace. Ne laissez pas les bacs alimentaires et les saladiers attendre au soleil pendant l’installation.
Arrivez environ 60 à 90 minutes avant l’heure annoncée. Installez d’abord les tables et les zones de buffet, puis les chaises, les nappes et les points de déchets afin que la circulation reste claire dès l’arrivée des voisins.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique des résidents ?: Prévoyez 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver l’aire, vérifier les autorisations, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un pique-nique de résidents ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement pour établir la liste des participants et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un pique-nique ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez les boissons au froid dans les glacières.
À quelle heure faut-il installer le pique-nique ?: Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée des résidents. Gardez les 15 dernières minutes pour vérifier les tables, les chaises, les paniers, les itinéraires et les points de déchets.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.