Zo organiseer je een beweegdag

Begin met het programma en de datum, niet met de boodschappen. Leg daarna de locatie, sportbegeleiders en muziekbegeleiding vast, zodat je weet welke zalen, tijden en materialen nodig zijn. Werk vervolgens aan aanmeldingen, medische aandachtspunten en dieetwensen. In de laatste week draait alles om bevestigen, indelen en controleren: van vrijwilligers en route tot EHBO-tas, sportmateriaal en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sportbegeleiders reserveren
4
Muziekbegeleiding reserveren
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Medische aandachtspunten verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Programma bevestigen
2 personen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Route en zalen controleren
2 personen
15
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
16
Catering bestellen
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Deelnemers bevestigen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen klaarzetten
3 personen
22
Kleding en schoenen controleren
23
EHBO-tas vullen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Boodschappen controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Beweegstations opbouwen
4 personen
30
Wandelroute markeren
3 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
34
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
38
Programma toelichten
39
Gezamenlijke warming-up begeleiden
3 personen
40
Beweegcircuit begeleiden
6 personen
41
Water uitdelen
2 personen
42
Pauze begeleiden
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Wandelgroep begeleiden
4 personen
45
Alternatief binnenprogramma begeleiden
2 personen
46
Lunchbuffet serveren
4 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Stoeldans en muziekmoment begeleiden
3 personen
50
Rek- en ontspanningsoefeningen begeleiden
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afsluiting verzorgen
53
Vertrek begeleiden
4 personen
54
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

55
Afval sorteren
3 personen
56
Buffet opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Sportmateriaal opruimen
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Koelboxen legen
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven eten opslaan
2 personen
67
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Gymballenaantal 12
zachte ballenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 24
Stappentellersaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Zitzakkenaantal 12
Wandelstokkenaantal 12
Startnummersaantal 70
Oefenkaartenaantal 30
Antislipmattenaantal 10
Parachutedoek

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Programmafoldersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per activiteit een duidelijke tijdsduur en overgang. Neem bijvoorbeeld 10 minuten tussen twee onderdelen op voor verplaatsing, uitleg en het wisselen van materiaal.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en medische aandachtspunten. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de beweegdag en deel de relevante informatie alleen met de verantwoordelijke begeleiders.
Reserveer vrijwilligers niet alleen voor de activiteiten, maar ook voor ontvangst, routewijzen, catering en opruimen. Maak de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf en geef iedereen een begin- en eindtijd.
Controleer de route en zalen minstens één week vooraf. Kijk waar deelnemers hun kleding en schoenen kunnen wisselen, waar kapstokken en zitplaatsen komen en of partytenten nodig zijn bij slecht weer.
Doe de laatste materiaalcontrole de dag ervoor. Tel onder meer yogamatten, ballen, hoepels, pionnen en antislipmatten, vul de EHBO-tas en koel de dranken zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beweegdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer sportbegeleiders en muziekbegeleiding daarna zo snel mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor aanmeldingen, vrijwilligers en materiaalcontroles.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een beweegdag?: Stuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf, met programma, locatie, kledingadvies en aanmeldtermijn. Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het evenement, zodat je deelnemerslijst, dieetwensen en medische aandachtspunten kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een beweegdag?: Reken naast de sportbegeleiders op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor route en zalen en 1 voor catering en praktische hulp. Bij meer dan 30 deelnemers voeg je per 15 deelnemers ongeveer 1 extra begeleidende vrijwilliger toe.
Wanneer controleer je het materiaal voor een beweegdag?: Doe een volledige inventarisatie 7 dagen vooraf, zodat je ontbrekende materialen nog kunt regelen. Tel en zet alles de dag ervoor klaar; controleer op de ochtend zelf alleen nog de opstelling, veiligheid en bereikbaarheid van de EHBO-tas.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.