Organiser une journée active, étape par étape
Une journée active réussit lorsque le programme, les lieux et l’encadrement sont calés avant de gérer les détails pratiques. Commencez par fixer la date, réserver les salles et les animateurs sportifs, puis ouvrez les inscriptions. Vous devrez ensuite adapter les activités au parcours, au matériel disponible et aux besoins médicaux ou alimentaires signalés. Les dernières vérifications concernent la météo, les chaussures, les boissons, les badges et la trousse de premiers secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver des animateurs sportifs
- 4
Réserver l'accompagnement musical
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Recueillir les points médicaux à signaler
- 10
Mettre à jour la liste des participants
- 11
Confirmer le programme
2 personnes
- 12
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Vérifier le parcours et les salles
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
- 16
Commander le catering
- 17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 18
Confirmer les participants
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Préparer le matériel
3 personnes
- 22
Vérifier les vêtements et les chaussures
- 23
Remplir la trousse de premiers secours
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Vérifier les courses
2 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 29
Mettre en place les stations d’activité
4 personnes
- 30
Baliser l’itinéraire de marche
3 personnes
- 31
Suspendre la décoration
2 personnes
- 32
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les participants
4 personnes
- 37
Distribuer les badges
2 personnes
- 38
Présenter le programme
- 39
Animer l’échauffement collectif
3 personnes
- 40
Animer le circuit d’activité physique
6 personnes
- 41
Distribuer de l'eau
2 personnes
- 42
Encadrer la pause
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Accompagner le groupe de marche
4 personnes
- 45
Animer un programme intérieur de secours
2 personnes
- 46
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
- 47
Servir le café et le thé
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 49
Animer la danse des chaises et le moment musical
3 personnes
- 50
Animer les exercices d’étirement et de relaxation
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Assurer la clôture
- 53
Accompagner le départ
4 personnes
- 54
Rassembler les objets perdus
Suivi
- 55
Trier les déchets
3 personnes
- 56
Démonter le buffet
3 personnes
- 57
Faire la vaisselle
3 personnes
- 58
Ranger le matériel sportif
4 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 61
Ranger le matériel audio
2 personnes
- 62
Retirer la décoration
2 personnes
- 63
Vider les glacières
2 personnes
- 64
Inventorier le matériel
2 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Stocker les restes
2 personnes
- 67
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Tentes de réceptionqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 30
- Salles de gymqté 12
- balles souplesqté 20
- Cerceauxqté 12
- Cônesqté 24
- Podomètresqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Poufsqté 12
- Bâtons de marcheqté 12
- Numéros de départqté 70
- Cartes d'entraînementqté 30
- Tapis antidérapantsqté 10
- Tissu parachute
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à eauqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs de rangementqté 8
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 80
- Brochures du programmeqté 80
- Panneaux indicateursqté 12
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Cordeqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Porte-essuie-tout en papierqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
- Lampes de pocheqté 4
- Téléphones portablesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les activités prévues et les vêtements ou chaussures adaptés. Cela évite de devoir corriger les informations après l’ouverture des inscriptions.
- Demandez les informations alimentaires et les points médicaux à signaler dès l’inscription, puis mettez à jour la liste des participants jusqu’à la confirmation finale. Prévoyez une version accessible aux animateurs et aux bénévoles concernés.
- Répartissez les bénévoles par zone plutôt que de leur donner une mission générale : accueil, parcours, salles, ravitaillement et rangement. Confirmez qui accompagne chaque activité au moins quelques jours avant la journée.
- Vérifiez le matériel activité par activité : tapis de yoga, cônes, cerceaux, balles souples, bandes de résistance et bâtons de marche doivent être comptés avant l’installation. Gardez aussi des tapis antidérapants pour les exercices en salle.
- Consultez les prévisions météo la veille et le matin même. Si une partie se déroule dehors, préparez les tentes, les glacières, les thermos et un changement de programme clairement communiqué aux participants.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une journée active ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les salles, les animateurs sportifs et l’accompagnement musical doivent être réservés avant l’envoi des invitations, puis les inscriptions peuvent rester ouvertes pendant plusieurs semaines.
- Que faut-il demander aux participants à l’inscription ?
- Demandez les coordonnées, la présence prévue, les besoins alimentaires et les points médicaux à signaler. Fermez les inscriptions ou fixez une date de relance environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les effectifs et les besoins.
- Quand préparer le matériel pour une journée active ?
- Faites l’inventaire 3 à 5 jours avant, puis préparez les lots par activité la veille. Comptez les tapis, cônes, cerceaux, balles, podomètres et numéros de départ séparément pour repérer rapidement un manque.
- Que vérifier le matin de la journée active ?
- Vérifiez les prévisions météo, le parcours, les salles, les badges, la trousse de premiers secours et les boissons refroidies. Faites aussi un dernier contrôle des chaussures et vêtements prévus pour les activités avant l’arrivée du groupe.
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