Een bevrijdingsbarbecue organiseren: zo pak je het aan

Begin met het aantal gasten en werk daarna terug vanaf de dag zelf. Regel eerst de barbecue, partytenten, tafels en stoelen; pas daarna leg je menu, boodschappen en aankleding vast. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen, zodat je niet op het laatste moment aparte opties moet improviseren. Controleer vooraf ook stroom, gasflessen, verlichting en koelruimte. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw en een duidelijke scheiding tussen voorbereiding, buffet en barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Barbecue reserveren
5
Partytenten reserveren
6
Menu en aantallen bepalen
2 personen
7
Tafels en stoelen regelen
8
Muziek samenstellen
9
Boodschappen bestellen
10
Voorraad controleren
11
Boodschappen ophalen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Vlees en groenten voorbereiden
3 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Barbecue schoonmaken
16
Locatie en stroom controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Verlichting installeren
2 personen
21
Buffet en bar inrichten
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Barbecue aansteken
2 personen
24
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Barbecue bedienen
3 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Afvalbakken legen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Muziek bedienen
34
Barbecue veilig doven
2 personen

Nazorg

35
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Locatie schoonmaken
4 personen
38
Meubilair terugzetten
3 personen
39
Materialen controleren
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 60

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Barbecuetangenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 6
Oranje vlaggetjesaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Windlichtenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en vraag tegelijk om aanmeldingen en dieetwensen. Sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen voor het feest, zodat je het menu en de aantallen nog kunt bijstellen.
Reserveer barbecue en partytenten zodra de datum vaststaat, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer ook of je voldoende tafels, stoelen en buffettafels hebt; die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Plan de boodschappen in twee momenten: houdbare producten eerder en vlees, groenten en salades zo kort mogelijk voor het feest. Zet dranken minimaal 4 uur vooraf koud en gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit niet volstaat.
Controleer de locatie de dag ervoor op stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen. Test de luidspreker en lichtsnoeren voordat de gasten komen, want een partytent zonder verlichting of een te korte kabel los je dan nog op.
Begin 2 tot 3 uur voor aanvang met tafels, stoelen en partytenten. Richt daarna buffet en bar in, zet servies en bestek klaar, bereid vlees en groenten voor en steek de barbecue pas aan als de gasten bijna arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een bevrijdingsbarbecue?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de datum, uitnodigingen en reserveringen van de barbecue en partytenten. Plan het menu en de boodschappen ongeveer 10 dagen vooraf, wanneer je een redelijk compleet aantal gasten hebt.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bevrijdingsbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop naast alcohol ook voldoende water en frisdrank en zet alles minstens 4 uur vooraf koud.
Wanneer moet je vlees en groenten voor de barbecue voorbereiden?: Bereid vlees en gesneden groenten op de dag zelf voor, bij voorkeur 2 tot 4 uur voor aanvang. Bewaar alles gekoeld tot het grillen en haal bederfelijke producten niet langer dan ongeveer 30 minuten vooraf uit de koelkast.
Hoe lang duurt de opbouw van een bevrijdingsbarbecue?: Plan voor een complete opbouw minimaal 2 uur met twee of meer mensen. Reken extra tijd als partytenten, verlichting, buffet en bar nog opgebouwd en getest moeten worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.