Zo organiseer je een beroependag zonder last-minute gedoe

Een beroependag staat of valt met de volgorde waarin je regelt. Leg eerst datum, programma en ruimtes vast; pas daarna nodig je beroepsbeoefenaars en gastsprekers uit. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en presentaties centraal, zodat workshops, catering en techniek op elkaar aansluiten. In de laatste week verschuift het werk naar naamkaartjes, routebordjes, aanwezigheidslijsten en een controle per lokaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Lokalen en ruimtes indelen
2 personen
3
Beroepsbeoefenaars uitnodigen
2 personen
4
Gastsprekers bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoer en parkeren informeren
9
Presentaties opvragen
10
Techniek per lokaal controleren
2 personen
11
Catering reserveren
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Routebordjes maken
15
Aanwezigheidslijsten maken
16
Workshops indelen
2 personen
17
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
18
Beveiligingsinstructies afdrukken
19
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
20
Boodschappen bestellen
21
Cateringruimte vrijmaken
2 personen
22
Materialen naar school brengen
3 personen
23
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
24
Inschrijvingstafel klaarzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Workshopmaterialen klaarleggen
3 personen
28
Presentaties op laptops zetten
2 personen
29
Beamer en scherm testen
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Beroepenstands inrichten
4 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Routebordjes ophangen
2 personen
34
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes uitpakken
2 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
38
Briefing ontvangstteam houden
3 personen

Event

39
Gasten registreren
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Gasten naar lokalen begeleiden
4 personen
43
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
44
Sprekers aankondigen
45
Workshops begeleiden
8 personen
46
Vragenronde begeleiden
3 personen
47
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
48
Techniek tijdens presentaties bedienen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
53
Avondprogramma aankondigen
54
Beroepenmarkt begeleiden
6 personen
55
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
56
Kleine groepsgesprekken begeleiden
6 personen
57
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
58
Laatste vragen verzamelen
2 personen
59
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
60
Bedankjes aan sprekers geven
2 personen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

63
Catering opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Lokalen schoonmaken
4 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven eten opbergen
2 personen
73
Aanwezigheidsgegevens archiveren
74
Bedankberichten versturen
75
Foto's delen met deelnemers

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 140
Inschrijftafel
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Beamersaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Laptopsaantal 5
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Presentatieklikkersaantal 4
USB-sticksaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 160
Dessertbordjesaantal 160
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Schenk kannenaantal 10
Koffiekanaantal 4
Theepottenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Bewaardozenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 150
Pijlbordjesaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Tafeldisplaysaantal 20
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 180
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 100
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Touwaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met een programma per tijdsblok en lokaal. Reserveer ruimte voor ontvangst, workshops, pauzes en eventuele wisselmomenten; zonder die indeling lopen deelnemers en sprekers elkaar snel voor de voeten.
Vraag presentaties en technische wensen uiterlijk één week vooraf op. Controleer per lokaal de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, adapters, verlengsnoeren en stekkerdozen in plaats van alleen de centrale techniek te testen.
Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie in één overzicht. Geef de cateraar het definitieve aantal en de dieetwensen enkele dagen voor de beroependag door, zodat je niet op de ochtend zelf hoeft bij te sturen.
Maak de ontvangst klaar vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg naamkaartjes en aanwezigheidslijsten op de inschrijftafel, plaats routebordjes en zet programma’s klaar; plan hiervoor minimaal 60 minuten opbouwtijd.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe. Laat één persoon de inschrijving bewaken, één persoon technische problemen opvangen en één persoon de wissels tussen workshops controleren; verzamel materialen en breng ze uiterlijk de dag ervoor naar school.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beroependag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Nodig beroepsbeoefenaars en gastsprekers daarna zo snel mogelijk uit, omdat hun beschikbaarheid meestal de planning bepaalt.
Wanneer nodig je sprekers uit voor een beroependag?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf en vraag uiterlijk 2 weken voor het evenement om een definitieve bevestiging. Vraag presentaties en technische wensen vervolgens uiterlijk 1 week vooraf op.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een beroependag?: Plan minimaal 60 minuten voor de inschrijving, naamkaartjes, routebordjes en programma’s. Reken extra tijd als je meerdere lokalen met beamers, microfoons en presentaties moet controleren.
Wanneer geef je het aantal deelnemers door aan de catering?: Geef een voorlopige inschatting ongeveer 2 weken vooraf en bevestig het definitieve aantal enkele dagen voor de beroependag. Geef dieetwensen tegelijk door, zodat de catering de juiste hoeveelheden en alternatieven kan voorbereiden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.