Organiser une Journée des métiers sans rien laisser au dernier moment

Une Journée des métiers repose sur un enchaînement précis : confirmer les professionnels, répartir les espaces, gérer les inscriptions et tester la technique avant l’arrivée des participants. Commence par fixer la date et le programme, puis construis le planning autour des salles et des ateliers. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les présentations des intervenants et les adaptateurs vidéo. Prévois aussi un accueil visible, des listes de présence et une signalétique simple dans toute l’école.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir les salles et les espaces
2 personnes
3
Inviter des professionnels
2 personnes
4
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Informer sur le transport et le stationnement
9
Demander les présentations
10
Vérifier la technique dans chaque salle
2 personnes
11
Réserver le catering
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer le programme
2 personnes
14
Créer des panneaux de direction
15
Créer les listes de présence
16
Répartir les ateliers
2 personnes
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer les consignes de sécurité
19
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
20
Commander les courses
21
Dégager l'espace traiteur
2 personnes
22
Apporter le matériel à l'école
3 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Installer la table d’inscription
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Préparer le matériel d’atelier
3 personnes
28
Mettre les présentations sur les ordinateurs portables
2 personnes
29
Tester le projecteur et l’écran
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Installer les stands des métiers
4 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Déballer les amuse-bouches
2 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
38
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

39
Enregistrer les invités
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Accompagner les invités vers les salles
4 personnes
43
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
44
Annoncer les intervenants
45
Encadrer les ateliers
8 personnes
46
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
47
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
48
Gérer la technique pendant les présentations
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
53
Annoncer le programme du soir
54
Accompagner le salon des métiers
6 personnes
55
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
56
Animer de petites discussions en groupe
6 personnes
57
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
58
Recueillir les dernières questions
2 personnes
59
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
60
Remettre des cadeaux de remerciement aux intervenants
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Éteindre la technique
2 personnes
68
Nettoyer les locaux
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger les restes de nourriture
2 personnes
73
Archiver les données de présence
74
Envoyer les messages de remerciement
75
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 140
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portablesqté 5
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Cliques de présentationqté 4
Clés USBqté 6
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 160
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pichets de serviceqté 10
Cafetièreqté 4
Théièresqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Nappesqté 18
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Présentoirs de tableqté 20
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 180
Marqueursqté 24
Stylosqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Cordeqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’inviter les professionnels : garde au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les confirmations et ajuster les ateliers.
Demande les présentations et les besoins techniques au plus tard 10 jours avant l’événement. Teste ensuite chaque vidéoprojecteur, câble HDMI, adaptateur, microphone et enceinte dans la salle prévue.
Traite les inscriptions par atelier et prépare une liste de présence pour chaque groupe. Une répartition finalisée 3 à 5 jours avant l’événement évite les changements à l’accueil.
Recueille les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant. Dégage un espace séparé pour le service et les déchets.
Prépare les badges, le programme imprimé et les panneaux de direction la veille. Installe la table d’inscription, les tables et les chaises suffisamment tôt pour garder au moins 30 minutes de marge avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée des métiers ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’inviter les professionnels, confirmer les intervenants, traiter les inscriptions et régler la technique sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand confirmer les intervenants d’une Journée des métiers ?: Relance les invités environ 3 semaines avant la date et fixe une confirmation définitive au plus tard 10 jours avant. Tu peux alors finaliser les salles, les ateliers et le programme imprimé.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectue un premier contrôle 7 jours avant, puis un test dans chaque salle la veille ou le matin même. Vérifie notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges, les multiprises, les microphones et les ordinateurs.
Quand commander le catering pour une Journée des métiers ?: Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme les quantités au traiteur 5 à 7 jours avant. Garde une marge de 5 à 10 % si le nombre de participants peut encore évoluer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.