Zo organiseer je een benefietwedstrijd
Begin niet met de uitnodiging, maar met het doel van de benefietactie en een haalbare begroting. Leg daarna datum, locatie, teams en scheidsrechter vast; die keuzes bepalen het wedstrijdschema, de kleedkamers en het materiaal. Regel betalingen, vergunningen en verzekering ruim voordat je publiciteit maakt. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, deel je de wedstrijdregels en plan je vrijwilligers, catering en donatiemomenten. Zo voorkom je dat de sportdag goed gevuld is, maar de organisatie op het veld vastloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdteams benaderen
2 personen
- 3
Scheidsrechter vastleggen
- 4
Doel van de benefietactie bepalen
3 personen
- 5
Begroting en entreeprijs opstellen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier publiceren
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Socialmediaberichten plaatsen
- 9
Sponsoren benaderen
3 personen
- 10
Wedstrijdschema maken
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 14
Reservering kleedkamers maken
- 15
Reservering materiaalruimte maken
- 16
Vergunningen controleren
- 17
Verzekering controleren
- 18
Donatieboxen regelen
- 19
Betaalwijze voor entree regelen
2 personen
- 20
Programmaboekje opmaken
- 21
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
- 22
Teamindeling bevestigen
- 23
Wedstrijdregels delen
- 24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 25
Catering bestellen
2 personen
- 26
Weersverwachting controleren
- 27
Teams en vrijwilligers herinneren
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
- 31
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
- 32
Terrein controleren
3 personen
- 33
Terrein veilig maken
3 personen
- 34
Tenten en tafels opstellen
6 personen
- 35
Stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Wedstrijdveld uitzetten
4 personen
- 37
Doelen controleren
2 personen
- 38
Sportmateriaal klaarzetten
2 personen
- 39
Versiering ophangen
3 personen
- 40
Donatiepunten inrichten
2 personen
- 41
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 43
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 44
Entreebalie inrichten
2 personen
- 45
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 46
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
- 47
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 48
Teams ontvangen
3 personen
- 49
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 50
Entree innen
3 personen
- 51
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
- 52
Opening aankondigen
- 53
Teams voorstellen
- 54
Wedstrijd begeleiden
4 personen
- 55
Dranken serveren
3 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Cateringbuffet aanvullen
3 personen
- 59
Donaties registreren
2 personen
- 60
Ruststanden omroepen
- 61
Rustverzorging regelen
2 personen
- 62
Uitslag bekendmaken
2 personen
- 63
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 64
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 65
Laatste donaties verwerken
2 personen
- 66
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 67
Kassa afsluiten
2 personen
- 68
Donatieboxen verzegelen
2 personen
- 69
Voorraad veilig opbergen
3 personen
- 70
Versiering verwijderen
3 personen
- 71
Tenten en tafels afbreken
6 personen
- 72
Sportmateriaal opruimen
3 personen
- 73
Afval verzamelen
4 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Terrein schoonmaken
4 personen
- 76
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 77
Materialen retourneren
3 personen
- 78
Opbrengst tellen
3 personen
- 79
Opbrengst overmaken
- 80
Dankberichten versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 8
- Kleedkamerbankenaantal 8
Sportmateriaal
- Voetbaldoelenaantal 2
- Voetballenaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Markeringshoedjesaantal 40
- Grensvlaggenaantal 4
- Fluitjesaantal 3
- Scorebord
- Reservehesjesaantal 24
- Koeltassen voor spelersaantal 4
- Waterkrattenaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- IJscompressenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerschalenaantal 15
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Inductiekookplatenaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Aluminium schalenaantal 20
- Keukenweegschalenaantal 2
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Megafonenaantal 2
- Kassa-apparatenaantal 2
- Pinapparaat
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Sponsorpostersaantal 20
- Pijlbordjesaantal 12
- Prijstrofeeënaantal 2
- Linten voor winnaarsaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het goede doel en de entreeprijs vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Noteer ook of je naast entree een donatiebox en een tweede betaalmogelijkheid gebruikt, zodat opbrengsten controleerbaar blijven.
- Benader teams en sponsoren vroeg. Bevestig de teamindeling uiterlijk één week voor de wedstrijd en maak daarna pas het definitieve wedstrijdschema, inclusief pauzes en tijd voor eventuele uitloop.
- Controleer vergunningen, verzekering en de reservering van kleedkamers en materiaalruimte minimaal vier weken vooraf. Vraag de locatie ook waar voetbaldoelen, ballen, pionnen, grensvlaggen en een scorebord klaarstaan.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, betaling, veldbegeleiding, catering en opruimen. Wijs daarnaast één persoon aan voor EHBO-koffers en ijscompressen, zodat spelers niet hoeven te zoeken bij een blessure.
- Bestel catering op basis van de bevestigde aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Zet waterkratten en koeltassen voor spelers apart van de koffiekopjes, borden en herbruikbare bekers voor bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, datum en scheidsrechter; houd daarna minstens 4 weken over voor teams, sponsoren, vergunningen en publiciteit.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietwedstrijd?
- Reken bij een kleinschalige wedstrijd op minimaal 8 vrijwilligers: 2 voor ontvangst en betalingen, 2 voor veld en teams, 2 voor catering, 1 voor EHBO en 1 voor coördinatie. Plan per taak een reserve voor pauzes en uitval.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een benefietwedstrijd?
- Maak een voorlopig schema zodra de teams zich aanmelden en een definitief schema ongeveer 7 dagen vooraf. Dan zijn de teamindeling, wedstrijdregels en beschikbare kleedkamers bekend en kun je het programmaboekje afdrukken.
- Hoeveel drinken moet je regelen voor een benefietwedstrijd?
- Plan voor spelers ongeveer 1 tot 1,5 liter water per persoon voor de wedstrijd en warming-up, afhankelijk van de duur en het weer. Voor bezoekers kun je voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen en daarna bijvullen op basis van de aanmeldingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!