Ein Benefizspiel Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Benefizspiel müssen sportlicher Ablauf und Spendenaktion gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Sportstätte, Ziel der Aktion und Budget fest, bevor du Teams, Schiedsrichter und Sponsoren ansprichst. Danach folgen Anmeldung, Spielplan, Helferplanung und die Prüfung von Genehmigungen und Versicherung. Plane außerdem früh, wo Umkleiden, Materialraum, Erste-Hilfe-Ausstattung, Eintrittskasse und Spendenboxen untergebracht werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Kontakt zu den Wettkampfteams aufnehmen
2 Personen
- 3
Schiedsrichter festlegen
- 4
Ziel der Benefizaktion festlegen
3 Personen
- 5
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Social-Media-Beiträge posten
- 9
Sponsoren ansprechen
3 Personen
- 10
Spielplan erstellen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 14
Umkleidekabinen reservieren
- 15
Reservierung für den Materialraum anlegen
- 16
Genehmigungen prüfen
- 17
Versicherung prüfen
- 18
Spendenboxen organisieren
- 19
Bezahlmethode für den Eintritt regeln
2 Personen
- 20
Programmheft gestalten
- 21
Programmhefte drucken
2 Personen
- 22
Teameinteilung bestätigen
- 23
Spielregeln verteilen
- 24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 25
Catering bestellen
2 Personen
- 26
Wettervorhersage prüfen
- 27
Teams und Freiwillige erinnern
- 28
Einkaufen gehen
3 Personen
- 29
Getränke kühlen
2 Personen
- 30
Spielmaterial zusammenstellen
3 Personen
- 31
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 32
Gelände kontrollieren
3 Personen
- 33
Gelände absichern
3 Personen
- 34
Zelte und Tische aufstellen
6 Personen
- 35
Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Spielfeld abstecken
4 Personen
- 37
Ziele überprüfen
2 Personen
- 38
Sportmaterial bereitstellen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Spendenstationen einrichten
2 Personen
- 41
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
- 42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 43
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 44
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 45
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 46
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen
- 47
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 48
Teams empfangen
3 Personen
- 49
Besucher empfangen
4 Personen
- 50
Eintritt kassieren
3 Personen
- 51
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 52
Eröffnung ankündigen
- 53
Teams vorstellen
- 54
Wettbewerb begleiten
4 Personen
- 55
Getränke servieren
3 Personen
- 56
Snacks servieren
3 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Cateringbuffet auffüllen
3 Personen
- 59
Spenden erfassen
2 Personen
- 60
Ruhepositionen ansagen
- 61
Ruhepflege organisieren
2 Personen
- 62
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen
- 63
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 64
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 65
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
- 66
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 67
Kasse abschließen
2 Personen
- 68
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
- 69
Vorräte sicher verstauen
3 Personen
- 70
Dekoration entfernen
3 Personen
- 71
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
- 72
Sportmaterial aufräumen
3 Personen
- 73
Abfall sammeln
4 Personen
- 74
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 75
Gelände reinigen
4 Personen
- 76
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 77
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 78
Erlös zählen
3 Personen
- 79
Einnahmen überweisen
- 80
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
- UmkleidebänkeAnz. 8
Sportmaterial
- FußballtoreAnz. 2
- FußbälleAnz. 8
- KegelAnz. 30
- MarkierungshütchenAnz. 40
- GrenzflaggenAnz. 4
- PfeifenAnz. 3
- Anzeigetafel
- ErsatzwestenAnz. 24
- Kühltaschen für SpielerAnz. 4
- WasserkistenAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- KühlkompressenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 15
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumschalenAnz. 20
- KüchenwaagenAnz. 2
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- MegafoneAnz. 2
- KassensystemeAnz. 2
- Kartenterminal
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- SponsorenposterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- PreistrophäenAnz. 2
- Bänder für GewinnerAnz. 24
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- BesenAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ziel der Benefizaktion. Erst wenn diese Punkte feststehen, lassen sich Teams, Sponsoren und Helfer verbindlich anfragen.
- Bestätige die Wettkampfteams spätestens 3 Wochen vor dem Spiel und veröffentliche den Spielplan danach. So kannst du Teameinteilung, Spielregeln, Umkleidekabinen und Schiedsrichter rechtzeitig abstimmen.
- Plane den Eintritt getrennt von den Spenden: Lege eine konkrete Bezahlmethode für den Eintritt fest und stelle zusätzliche Spendenboxen an mindestens zwei gut sichtbaren Stellen auf.
- Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl spätestens 7 Tage vor dem Benefizspiel an das Catering weiter. Getränke für Spieler, wiederverwendbare Becher und ausreichend Wasserkannen werden dabei oft zu spät eingeplant.
- Teile die Helfer in Schichten für Aufbau, Einlass, Spielfeld, Catering und Abbau ein. Prüfe am Vortag besonders Erste-Hilfe-Koffer, Kühlkompressen, Pfeifen, Anzeigetafel, Tore und Ersatzwesten, statt fehlendes Material erst am Spieltag zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Benefizspiel organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Für Teams, Schiedsrichter, Genehmigungen, Sponsoren und Catering brauchst du mehrere verbindliche Rückmeldungen; in den letzten 2 Wochen sollte nur noch bestätigt und aufgebaut werden.
- Wie erstellt man den Spielplan für ein Benefizspiel?
- Lege zuerst die Anzahl der Teams und die verfügbare Spielzeit fest. Plane zusätzlich mindestens 10 bis 15 Minuten pro Wechsel oder Unterbrechung ein und verteile den fertigen Spielplan spätestens 3 Wochen vor dem Termin.
- Was braucht man für ein Benefizspiel?
- Neben Toren und Fußbällen brauchst du unter anderem Markierungshütchen, Grenzflaggen, Pfeifen, Ersatzwesten, eine Anzeigetafel und Erste-Hilfe-Material. Für Zuschauer kommen Sitz- und Stehmöglichkeiten, Abfallbehälter, Becher, Geschirr, Eintrittskasse und Spendenboxen hinzu.
- Wann muss man Catering für ein Benefizspiel bestellen?
- Bestelle das Catering spätestens 7 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Getränke und Wasser für die Spieler solltest du getrennt kalkulieren und bereits beim Aufbau bereitstellen.
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