Cómo organizar un partido benéfico sin dejar cabos sueltos

Un partido benéfico necesita dos planes coordinados: el deportivo y el de recaudación. Empieza fijando la fecha, el lugar y el objetivo económico; después confirma equipos, árbitro, permisos y seguro antes de abrir las inscripciones. Cuando sepas cuántos jugadores y asistentes esperas, podrás cerrar el presupuesto, el catering, los voluntarios y la distribución del material. La mayoría de los problemas aparecen por dejar para el final los vestuarios, los pagos, las preferencias dietéticas o las cajas de donaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar a los equipos de competición
2 personas
3
Contratar al árbitro
4
Determinar el objetivo de la campaña benéfica
3 personas
5
Elaborar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Contactar con los patrocinadores
3 personas
10
Hacer el horario del concurso
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Hacer la reserva de los vestuarios
15
Reservar la sala de material
16
Comprobar permisos
17
Comprobar el seguro
18
Gestionar cajas de donaciones
19
Gestionar la forma de pago de la entrada
2 personas
20
Maquetar el programa
21
Imprimir folletos del programa
2 personas
22
Confirmar la distribución del equipo
23
Compartir las reglas del concurso
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Pedir el catering
2 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Recordar a equipos y voluntarios
28
Hacer la compra
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Recoger el material de competición
3 personas
31
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
32
Inspeccionar el recinto
3 personas
33
Asegurar el recinto
3 personas
34
Montar las tiendas y las mesas
6 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Delimitar el campo de juego
4 personas
37
Comprobar las porterías
2 personas
38
Preparar el material deportivo
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Montar puntos de donación
2 personas
41
Montar el buffet de catering
4 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Preparar aperitivos
4 personas
44
Montar el mostrador de entrada
2 personas
45
Colocar señales de ruta
2 personas
46
Preparar los vestuarios
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

48
Recibir a los equipos
3 personas
49
Recibir a los visitantes
4 personas
50
Cobrar la entrada
3 personas
51
Repartir los programas
2 personas
52
Anunciar la apertura
53
Presentar a los equipos
54
Coordinar la competición
4 personas
55
Servir las bebidas
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Reponer el buffet de catering
3 personas
59
Registrar donaciones
2 personas
60
Anunciar los descansos
61
Organizar el cuidado para el descanso
2 personas
62
Anunciar el resultado
2 personas
63
Gestionar la entrega de premios
3 personas
64
Coordinar el programa de la noche
3 personas
65
Procesar las donaciones finales
2 personas
66
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

67
Cerrar la caja
2 personas
68
Sellar las cajas de donaciones
2 personas
69
Guardar el stock en un lugar seguro
3 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar las tiendas y mesas
6 personas
72
Recoger el material deportivo
3 personas
73
Recoger la basura
4 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Limpiar el recinto
4 personas
76
Limpiar los vestuarios
2 personas
77
Devolver los materiales
3 personas
78
Contar la recaudación
3 personas
79
Transferir los ingresos
80
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Papeleracant. 8
Bancos del vestuariocant. 8

Material deportivo

Porterías de fútbolcant. 2
Balones de fútbolcant. 8
Conoscant. 30
Conos de marcajecant. 40
Banderas de límitecant. 4
Silbatoscant. 3
Marcador
Chalecos de repuestocant. 24
Bolsas térmicas para jugadorescant. 4
Cajas de aguacant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 15
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 6
Placas de induccióncant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de aluminiocant. 20
Básculas de cocinacant. 2

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavoces móvilescant. 2
Micrófono
Megáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Máquina de sellado

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Carteles de patrociniocant. 20
Carteles de flechascant. 12
Troféos de premiocant. 2
Cintas para los ganadorescant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define el objetivo de la campaña antes de calcular la entrada: indica cuánto quieres recaudar y qué parte procederá de inscripciones, donaciones y patrocinadores. Así podrás comprobar al final si el partido ha cumplido su propósito.
Cierra primero la parte deportiva: confirma los equipos, contrata al árbitro y prepara el horario del concurso con al menos 2 semanas de margen. Comparte las reglas antes del día del partido para evitar discusiones sobre cambios y tiempos.
Abre el formulario de inscripción cuando ya tengas fecha, lugar y precio de entrada. Incluye una pregunta sobre alergias y dietas, y fija una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes para encargar el catering con cifras reales.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y no concentres todas las funciones en una sola persona. Necesitarás cobertura para entradas y pagos, cajas de donaciones, vestuarios, catering, material deportivo y primeros auxilios.
Haz una comprobación final 48 horas antes: permisos, seguro, reserva de vestuarios y sala de material, marcador, balones, conos, agua, hielo y botiquines. También confirma quién lleva las carpas, mesas, sillas, vasos reutilizables y papeleras, porque estos elementos suelen olvidarse al centrarse en el partido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido benéfico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar equipos y árbitro, comprobar permisos y seguro, contactar con patrocinadores y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un partido benéfico?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese tiempo para confirmar la distribución de los equipos, preparar el horario, calcular el catering y programar los turnos de voluntarios.
¿Qué permisos hacen falta para organizar un partido benéfico?: Depende del recinto y de la actividad, así que compruébalo con el responsable del lugar al menos 4 semanas antes. Verifica también el seguro y pregunta específicamente por el uso de instalaciones, venta o cobro de entradas y colocación de cajas de donaciones.
¿Cuánto material de agua y primeros auxilios necesito?: Calcula agua para todos los jugadores durante el partido y deja una reserva adicional para el público y los voluntarios. Ten al menos un botiquín de primeros auxilios y compresas de hielo accesibles desde el campo, además de bolsas térmicas y vasos o jarras para repartir agua.

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