Organiser un match caritatif sans rien oublier

Pour organiser un match caritatif, commencez par fixer une date, un lieu et un objectif de collecte réaliste. Ensuite, réunissez les équipes, désignez l’arbitre et construisez le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Les points souvent traités trop tard sont les autorisations, l’assurance, les vestiaires, le planning des bénévoles et le paiement des entrées. Prévoyez aussi un fonctionnement simple pour les dons, la restauration et le suivi des scores le jour du match.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les équipes de compétition
2 personnes
3
Définir l’arbitre
4
Définir l'objectif de la collecte de fonds
3 personnes
5
Établir le budget et le prix d'entrée
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Contacter les sponsors
3 personnes
10
Établir le planning des matchs
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Réserver les vestiaires
15
Faire une réservation de la salle de matériel
16
Vérifier les autorisations
17
Vérifier l’assurance
18
Prévoir des boîtes de dons
19
Organiser le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
20
Mettre en page le programme
21
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
22
Confirmer la répartition des équipes
23
Partager les règles du concours
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Commander le catering
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Rappeler les équipes et les bénévoles
28
Faire les courses
3 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
31
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
32
Contrôler le site
3 personnes
33
Sécuriser le site
3 personnes
34
Installer les tentes et les tables
6 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Délimiter le terrain de compétition
4 personnes
37
Vérifier les cibles
2 personnes
38
Installer le matériel de sport
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer les points de don
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
4 personnes
44
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
45
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
46
Préparer les vestiaires
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

48
Accueillir les équipes
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
4 personnes
50
Encaisser l’entrée
3 personnes
51
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
52
Annoncer l'ouverture
53
Présenter les équipes
54
Accompagner la compétition
4 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet traiteur
3 personnes
59
Enregistrer les dons
2 personnes
60
Annoncer les postes de repos
61
Organiser les soins de repos
2 personnes
62
Annoncer les résultats
2 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Encadrer le programme du soir
3 personnes
65
Traiter les derniers dons
2 personnes
66
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
69
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
72
Ranger le matériel sportif
3 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
77
Retourner les matériels
3 personnes
78
Compter les recettes
3 personnes
79
Transférer le produit
80
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Poubellesqté 8
Bancs de vestiaireqté 8

Matériel de sport

Buts de footballqté 2
Ballons de footballqté 8
Cônesqté 30
Cônes de balisageqté 40
Drapeaux de frontièreqté 4
Siffletsqté 3
Tableau des scores
Gilets de rechangeqté 24
Sacs isothermes pour les joueursqté 4
Caisses d’eauqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 15
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux en aluminiumqté 20
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Mégaphonesqté 2
Caisses enregistreusesqté 2
Terminal de paiement

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Pancartes de sponsorsqté 20
Panneaux de directionqté 12
Trophéesqté 2
Rubans pour les gagnantsqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 10 semaines à l’avance. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, l’assurance, les vestiaires et la salle où sera rangé le matériel.
Fixez l’objectif de collecte avant de déterminer le prix d’entrée. Pour un événement sur une journée, prévoyez une boîte de dons visible à l’accueil et un moyen de paiement distinct pour pouvoir comparer les recettes.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini le nombre d’équipes, la durée des matchs et les règles. Demandez aussi les besoins alimentaires dès le formulaire afin d’éviter les commandes de catering de dernière minute.
Construisez le planning avec des créneaux précis pour les matchs, l’arbitrage, l’accueil et les pauses. Pour huit équipes, désignez au minimum une personne à l’accueil, une personne au tableau des scores et plusieurs bénévoles pour l’installation et le rangement.
Contrôlez le matériel deux jours avant : buts, ballons, cônes, drapeaux, sifflets, chasubles, trousses de premiers secours et poches de glace. Installez les tables, chaises, poubelles, eau et gobelets avant l’arrivée des joueurs, pas pendant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un match caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le terrain, les équipes, l’assurance, les autorisations, les sponsors, les bénévoles et la restauration.
Combien de bénévoles faut-il pour un match caritatif ?: Pour une journée avec plusieurs équipes, prévoyez au moins 8 bénévoles, en plus de l’arbitre : accueil, paiements, scores, installation, restauration, orientation et rangement. Ajoutez 2 personnes si les matchs et la restauration se déroulent en parallèle.
Quand ouvrir les inscriptions pour un match caritatif ?: Ouvrez-les 6 à 8 semaines avant le match, après avoir fixé le nombre d’équipes, le prix d’entrée et les règles. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant afin de finaliser les poules, le planning et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la collecte de fonds le jour du match ?: Prévoyez au moins une boîte de dons à l’entrée et un moyen de paiement clairement identifié. Comptez 15 à 20 minutes en fin de journée pour vérifier les paiements, les dons et le montant total collecté avec deux personnes.

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