Zo organiseer je een benefietdiner zonder losse eindjes

Begin een benefietdiner niet met het menu, maar met het doelbedrag, de begroting en het aantal gasten dat de locatie aankan. Daarna leg je datum, catering en betalingswijze vast, zodat je weet wat een kaartje moet kosten en hoeveel opbrengst realistisch is. Regel vervolgens uitnodigingen, sponsoren en veilingprijzen; die leveren vaak meer werk op dan verwacht. In de laatste week draait alles om bevestigen: dieetwensen, tafelschikking, vrijwilligers, programma en het definitieve aantal eters.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Menu samenstellen
3 personen
5
Leveranciers benaderen
2 personen
6
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
7
Reserveringen maken
2 personen
8
Uitnodiging ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldformulier openen
11
Betalingsgegevens publiceren
12
Sponsoren benaderen
3 personen
13
Prijzen voor veiling verzamelen
3 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
2 personen
16
Tafelschikking maken
2 personen
17
Programma uitwerken
2 personen
18
Sprekers bevestigen
2 personen
19
Muziek selecteren
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Routebeschrijving versturen
22
Aanmeldingen nabellen
2 personen
23
Definitief aantal bepalen
2 personen
24
Dieetlijst aan keuken geven
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Contant geld wisselen
27
Programma afdrukken
2 personen
28
Naamkaartjes maken
2 personen
29
Veilinglijst afdrukken
2 personen
30
Tafelnummers maken
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
33
Groenten wassen en snijden
3 personen
34
Soep voorbereiden
2 personen
35
Dessert voorbereiden
2 personen
36
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
37
Kookstations inrichten
3 personen
38
Hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
39
Vegetarische maaltijd bereiden
2 personen
40
Salades samenstellen
2 personen
41
Desserts portioneren
2 personen
42
Tafels opstellen
4 personen
43
Stoelen plaatsen
3 personen
44
Tafels dekken
4 personen
45
Versiering ophangen
3 personen
46
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
47
Geluidsinstallatie testen
2 personen
48
Presentatietafel inrichten
2 personen
49
Registratietafel inrichten
2 personen
50
Veilingitems uitstallen
2 personen
51
Bar inrichten
2 personen
52
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
53
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

54
Gasten ontvangen
4 personen
55
Aanmeldingen afvinken
2 personen
56
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
57
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
58
Welkomstwoord uitspreken
59
Soep uitserveren
4 personen
60
Borden afruimen
3 personen
61
Spreker aankondigen
62
Spreker begeleiden
63
Hoofdgerecht serveren
5 personen
64
Dranken bijvullen
3 personen
65
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
66
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
67
Benefietdoel toelichten
68
Veiling begeleiden
3 personen
69
Biedingen registreren
2 personen
70
Veilingbetalingen registreren
2 personen
71
Dessert serveren
4 personen
72
Koffie en thee serveren
3 personen
73
Donatieboxen controleren
2 personen
74
Dankwoord uitspreken
75
Afscheid nemen van gasten
3 personen
76
Restanten veilig verpakken
3 personen

Nazorg

77
Servies verzamelen
4 personen
78
Servies afwassen
4 personen
79
Bar opruimen
2 personen
80
Keuken schoonmaken
4 personen
81
Afval sorteren
3 personen
82
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
83
Versiering verwijderen
2 personen
84
Locatie schoon opleveren
4 personen
85
Geleende spullen verzamelen
2 personen
86
Apparatuur controleren
2 personen
87
Spullen retourneren
2 personen
88
Veilingwinnaars informeren
2 personen
89
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
90
Opbrengst tellen en registreren
2 personen
91
Donatie overmaken
2 personen
92
Bedankbericht versturen
2 personen
93
Foto's delen met gasten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Bar- of uitgifte tafel
Kledingstandaardaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 75
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinermessenaantal 80
Dinervorkenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14
Karaffenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Kookpannenaantal 6
Braadpannenaantal 4
Bakplatenaantal 4
Vergietenaantal 4
Maatlepelsaantal 4
Keukentangenaantal 6
Ovenwantenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenaantal 100
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
LED-kaarsenaantal 24
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Veilingbord

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4

Catering

Drankenkoelersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Donatieboxenaantal 2
Kassa of betaalterminal
Boodschappen

Tips

Bepaal vóór je de uitnodiging maakt hoeveel het diner moet opleveren. Zet inkomsten uit kaartverkoop, sponsoring en veiling apart van kosten voor catering, zaal, servies en personeel; zo zie je welk bedrag per gast nodig is.
Leg cateringafspraken uiterlijk vier tot zes weken vooraf vast. Spreek niet alleen het menu af, maar ook de uiterste datum waarop je het definitieve aantal gasten en de dieetlijst doorgeeft.
Start het verzamelen van veilingprijzen minimaal zes weken van tevoren. Noteer per item de schenker, omschrijving en eventuele voorwaarden; zonder die informatie loopt de presentatie op de avond zelf vast.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen verstuurd zijn en vermeld direct de betaalgegevens. Controleer wekelijks wie heeft betaald en bel openstaande aanmeldingen uiterlijk één week voor het diner na.
Maak de tafelschikking pas nadat het definitieve aantal bekend is, maar geef dieetwensen eerder door aan de keuken. Controleer daarnaast of er per gast een bord, bestek, glas en zitplaats is en plan een laatste boodschappencontrole twee dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een benefietdiner organiseren?: Begin minimaal acht tot twaalf weken vooraf. Gebruik de eerste twee weken voor doel, begroting, datum en locatie; daarna volgen catering, uitnodigingen, sponsoren en veilingprijzen.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal vijf tot zeven dagen voor het diner door, volgens de afspraak met de cateraar. Stuur de dieetlijst tegelijk mee, zodat de keuken tijd heeft voor aangepaste gerechten.
Hoeveel tijd heb je nodig om sponsoren en veilingprijzen te regelen?: Reken op vier tot acht weken. Benader sponsoren zodra datum en doel vaststaan en reserveer de laatste week voor bevestigingen, omschrijvingen en de volgorde van de veiling.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een benefietdiner?: Stuur de uitnodiging ongeveer zes tot acht weken vooraf. Sluit de aanmelding zeven tot tien dagen voor het diner, zodat je tafelschikking, catering en inkopen op tijd kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.