So organisierst du ein Benefizdinner

Bei einem Benefizdinner müssen zwei Abläufe zusammenpassen: ein stimmiger Abend für die Gäste und ein klares Ergebnis für den guten Zweck. Beginne mit Ziel, Datum, Ort und Budget, bevor du Menü oder Einladungen festlegst. Danach folgen Catering, Sponsoren, Auktion, Anmeldung und Programm in dieser Reihenfolge. Kurz vor dem Termin entscheidet die endgültige Gästezahl darüber, ob Küche, Tischordnung und Ausstattung wirklich passen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
3
Budget erstellen
2 Personen
4
Menü zusammenstellen
3 Personen
5
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
6
Cateringabsprachen festhalten
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
2 Personen
8
Einladung gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Zahlungsdaten veröffentlichen
12
Sponsoren ansprechen
3 Personen
13
Preise für die Auktion sammeln
3 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
16
Tischordnung erstellen
2 Personen
17
Programm ausarbeiten
2 Personen
18
Referenten bestätigen
2 Personen
19
Musik auswählen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Wegbeschreibung versenden
22
Anmeldungen nachfassen
2 Personen
23
Endgültige Anzahl festlegen
2 Personen
24
Diätliste an die Küche geben
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Bargeld wechseln
27
Programm drucken
2 Personen
28
Namensschilder erstellen
2 Personen
29
Auktionsliste drucken
2 Personen
30
Tischnummern erstellen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
33
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
34
Suppe vorbereiten
2 Personen
35
Dessert vorbereiten
2 Personen
36
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
37
Kochstationen einrichten
3 Personen
38
Hauptgericht vorbereiten
4 Personen
39
Vegetarische Mahlzeit zubereiten
2 Personen
40
Salate zusammenstellen
2 Personen
41
Desserts portionieren
2 Personen
42
Tische aufstellen
4 Personen
43
Stühle aufstellen
3 Personen
44
Tische eindecken
4 Personen
45
Dekoration aufhängen
3 Personen
46
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
47
Beschallungsanlage testen
2 Personen
48
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
49
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
50
Auktionsartikel ausstellen
2 Personen
51
Bar einrichten
2 Personen
52
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
53
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

54
Gäste empfangen
4 Personen
55
Anmeldungen abhaken
2 Personen
56
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
57
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
58
Begrüßungswort sprechen
59
Suppe servieren
4 Personen
60
Teller abräumen
3 Personen
61
Redner ankündigen
62
Den Redner begleiten
63
Hauptgericht servieren
5 Personen
64
Getränke nachfüllen
3 Personen
65
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
66
Hauptgang abräumen
4 Personen
67
Benefizziel erläutern
68
Versteigerung begleiten
3 Personen
69
Gebote erfassen
2 Personen
70
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
71
Dessert servieren
4 Personen
72
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
73
Spendenboxen kontrollieren
2 Personen
74
Dankeswort sprechen
75
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
76
Reste sicher verpacken
3 Personen

Nachbereitung

77
Geschirr sammeln
4 Personen
78
Geschirr abwaschen
4 Personen
79
Bar aufräumen
2 Personen
80
Küche reinigen
4 Personen
81
Abfall trennen
3 Personen
82
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
83
Dekoration entfernen
2 Personen
84
Ort sauber übergeben
4 Personen
85
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
86
Ausrüstung prüfen
2 Personen
87
Sachen zurückgeben
2 Personen
88
Auktionsgewinner informieren
2 Personen
89
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
90
Einnahmen zählen und erfassen
2 Personen
91
Spende überweisen
2 Personen
92
Dankesnachricht versenden
2 Personen
93
Fotos mit Gästen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Bar- oder Ausgabetisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
SuppentellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
DinnermesserAnz. 80
EsstischgabelnAnz. 80
EsslöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 14
KaraffenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KochtöpfeAnz. 6
BratpfannenAnz. 4
BackblecheAnz. 4
SiebAnz. 4
MesslöffelAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermokannenAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
ServiettenAnz. 100
NamensschilderAnz. 70
TischnummernAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
LED-KerzenAnz. 24
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 4
Auktionsschild

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4

Catering

GetränkekühlerAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
GetränkespenderAnz. 3
SpendendosenAnz. 2
Kasse oder Zahlungsterminal
Einkäufe

Tipps

Lege Ziel und Budget zuerst fest und halte früh fest, welcher Betrag durch Eintritt, Spenden oder eine Auktion erreicht werden soll. So kannst du Menü, Raum und Programm realistisch planen.
Bestätige Catering und Reservierungen nicht nur mündlich: Halte Menü, Lieferumfang, Aufbauzeit und Sonderwünsche schriftlich fest. Die endgültige Gästezahl sollte die Küche spätestens wenige Tage vor dem Dinner erhalten.
Öffne das Anmeldeformular zusammen mit den Zahlungsdaten und frage Ernährungswünsche direkt ab. Fasse fehlende Anmeldungen etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin nach, statt die Sitzordnung auf Schätzungen aufzubauen.
Sprich Sponsoren früh an und sammle Auktionspreise nicht erst in der letzten Woche. Plane für die Auktion außerdem eine eindeutige Beschreibung, Zuständigkeit und Abwicklung der Gebote ein.
Prüfe die Ausstattung anhand des Menüs und der Gästezahl: Neben Tellern und Gläsern werden für Buffet und Küche oft Servierschalen, Karaffen, Schneidebretter, Messer und Ofenhandschuhe zu spät eingeplant.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ziel, Datum, Ort und Budget. Sponsoren, Referenten und Catering brauchen häufig mehrere Wochen Vorlauf.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Benefizdinner?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, damit Menü, Diätliste und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Wie plant man das Budget für ein Benefizdinner?: Erfasse zuerst alle Ausgaben für Catering, Raum, Ausstattung, Programm und Zahlungsabwicklung. Rechne zusätzlich mit einer Reserve von etwa 10 Prozent und trenne Kosten klar von erwarteten Spenden oder Auktionserlösen.
Wann muss die endgültige Gästezahl an die Küche?: Gib die verbindliche Zahl möglichst 3 bis 5 Tage vor dem Dinner weiter. Übermittle dabei auch die gesammelte Diätliste und prüfe, ob einzelne Änderungen noch berücksichtigt werden können.

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