Zo organiseer je een benefietdiner

Begin met het goede doel, de datum en de locatie voordat je gasten uitnodigt. Werk daarna de begroting en het menu uit, zodat je weet welk bedrag per gast naar het doel kan gaan. Leg reserveringen en leveranciers vroeg vast en registreer aanmeldingen en betalingen centraal. In de laatste week draait alles om dieetwensen, tafelschikking, vrijwilligers en voorbereiding van eten en drinken. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke taakverdeling en een gecontroleerde betaaloplossing nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Goed doel bevestigen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Cateringmenu samenstellen
2 personen
5
Leveranciers benaderen
2 personen
6
Reserveringen maken
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen registreren
10
Betaallinks controleren
11
Dieetwensen verzamelen
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Gastenlijst finaliseren
14
Menu en allergenen printen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Betaalapparaat testen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Groenten wassen en snijden
3 personen
22
Desserts voorbereiden
3 personen
23
Tafeldecoratie sorteren
2 personen
24
Naamkaartjes maken
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Keuken werkplekken inrichten
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Tafellinnen neerleggen
3 personen
30
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
31
Glazen klaarzetten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
34
Buffet en bar inrichten
3 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
37
Ontvangstteam briefen
3 personen
38
Keukenbrigade briefen
4 personen
39
Gasten ontvangen
4 personen
40
Welkomstdrank serveren
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Donaties registreren
2 personen
43
Amuse serveren
4 personen
44
Voorgerecht uitserveren
5 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Borden afruimen
3 personen
47
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
48
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
49
Veilingitems presenteren
2 personen
50
Veilingbetalingen verwerken
2 personen
51
Dessert serveren
4 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Toespraak en dankwoord begeleiden
2 personen
54
Afscheidsgeschenken uitdelen
2 personen
55
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Restanten veilig koelen
3 personen
57
Servies afwassen
4 personen
58
Keuken schoonmaken
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Locatie nalopen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Restantvoorraad opruimen
2 personen
66
Donatiebedrag overmaken
67
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 90
Champagneglazenaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen dessertaantal 10
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koks messenaantal 6
Snijplankenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Kookpannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 40
Kaarsenhoudersaantal 20
Welkomstbord
Garderobenummersaantal 80

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de begroting vóór je het menu vastlegt. Neem per gast niet alleen eten en drinken mee, maar ook servies, tafels, decoratie, betaalkosten en een reserve van ongeveer 10 procent.
Benader catering en andere leveranciers zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Vraag meteen naar levertijden, opbouw en wat zij zelf meenemen.
Sluit de gastenlijst 7 dagen voor het diner. Verzamel dan ook dieetwensen en allergieën, zodat het menu, de menukaarten en de keukenvoorbereiding nog aangepast kunnen worden.
Test het betaalapparaat en de betaallinks uiterlijk 48 uur vooraf. Controleer ook of het goede doel en het bedrag dat wordt afgedragen duidelijk op uitnodiging en betaalinformatie staan.
Plan de laatste voorbereidingen achteruit vanaf het diner: zet dranken enkele uren vooraf koud, haal verse producten op de dag zelf en wijs per tafel, buffet en garderobe een vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietdiner organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Daarmee houd je tijd over voor locatie en catering, uitnodigingen, aanmeldingen, betalingen en het verzamelen van dieetwensen.
Hoeveel gasten moet je uitnodigen voor een benefietdiner?: Bepaal eerst hoeveel zitplaatsen de locatie heeft en hoeveel kosten je per gast maakt. Nodig daarna ongeveer 10 tot 15 procent meer mensen uit dan het gewenste aantal bezoekers, omdat niet iedereen zich aanmeldt.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een benefietdiner versturen?: Verstuur ze 6 tot 8 weken voor de avond en geef een aanmelddeadline van ongeveer 2 weken vooraf. Zo kun je de gastenlijst, betalingen, dieetwensen en tafelschikking op tijd afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een benefietdiner?: Reken op minimaal één vrijwilliger per 10 tot 15 gasten, naast iemand voor de coördinatie. Bij 60 gasten zijn dat dus ongeveer 4 tot 6 mensen voor ontvangst, buffet, garderobe, betalingen en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.