So organisierst du ein Benefizdinner
Ein Benefizdinner braucht zwei Abläufe, die zusammenpassen: die Organisation des Abends und die Finanzierung des guten Zwecks. Lege zuerst Datum, Ort, Ziel und Budget fest. Danach folgen Menü, Lieferanten, Einladungen und Anmeldungen; erst mit verlässlichen Gästezahlen bestellst du Mengen und planst die Tische. Besonders häufig werden Allergien, Zahlungswege, Helferschichten und die Kühlkette zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Gute Zweck bestätigen
- 3
Budget erstellen
2 Personen
- 4
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
- 5
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
- 6
Reservierungen vornehmen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen erfassen
- 10
Zahlungslinks prüfen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 13
Gästeliste finalisieren
- 14
Menü und Allergene drucken
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Bezahlterminal testen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
- 22
Desserts vorbereiten
3 Personen
- 23
Tischdekoration sortieren
2 Personen
- 24
Namensschilder erstellen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Tischwäsche auslegen
3 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 31
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Licht und Kerzen aufstellen
2 Personen
- 34
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 37
Empfangsteam briefen
3 Personen
- 38
Küchenbrigade einweisen
4 Personen
- 39
Gäste empfangen
4 Personen
- 40
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 42
Spenden erfassen
2 Personen
- 43
Amuse-Bouche servieren
4 Personen
- 44
Vorspeise servieren
5 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Teller abräumen
3 Personen
- 47
Hauptgang servieren
5 Personen
- 48
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 49
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
- 50
Auktionszahlungen abwickeln
2 Personen
- 51
Dessert servieren
4 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 53
Rede und Dankeswort begleiten
2 Personen
- 54
Abschiedsgeschenke verteilen
2 Personen
- 55
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Reste sicher kühlen
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 58
Küche reinigen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Location abgehen
2 Personen
- 63
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Restbestände aufräumen
2 Personen
- 66
Spendenbetrag überweisen
- 67
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- SuppenschalenAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 90
- ChampagnergläserAnz. 70
- Abendbesteck-SetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- Dessert-ServierplattenAnz. 10
- KaraffenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- KüchenmesserAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 8
- PfannenAnz. 4
- KochtöpfeAnz. 6
- AuflaufformenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- ServiettenAnz. 80
- NamensschilderAnz. 70
- SpeisekartenAnz. 70
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KerzenAnz. 40
- KerzenhalterAnz. 20
- Willkommensschild
- GarderobennummernAnz. 80
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LED-LaternenAnz. 8
Reinigung
- SpülbürstenAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- SchwämmeAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den guten Zweck und den Verwendungsrahmen, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Beitrag, Zahlungslink und Hinweise in einem Schritt verständlich formulieren.
- Plane das Menü erst nach der Abstimmung mit dem Catering und frage Ernährungswünsche bei der Anmeldung ab. Drucke Menü und Allergene spätestens am Vortag, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
- Setze für Einladungen und Anmeldungen klare Fristen: Eine finale Gästeliste sollte mindestens 3 Tage vor dem Dinner feststehen. Erst danach lassen sich Tischordnung, Namensschilder und Portionsmengen zuverlässig erstellen.
- Teste das Bezahlterminal und alle Zahlungslinks mindestens 48 Stunden vorher. Halte zusätzlich eine einfache Lösung für Gäste bereit, deren Zahlung am Abend nicht funktioniert.
- Teile die Helfer in konkrete Schichten für Aufbau, Küche, Service und Abbau ein. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Desserts sowie geschnittenes Gemüse so vor, dass am Veranstaltungstag nicht alle Arbeiten gleichzeitig anfallen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Zweck und Budget. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Dinner verschickt werden, damit Anmeldungen und Zahlungen rechtzeitig eingehen.
- Wann muss die Gästeliste für ein Benefizdinner feststehen?
- Schließe die Gästeliste spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Cateringmengen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Namensschilder ohne kurzfristige Korrekturen vorbereiten.
- Wie viele Helfer braucht ein Benefizdinner?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Aufbau, Küche, Service, Zahlungen und Abbau ein. Bei größeren Gruppen sollte zusätzlich je etwa 10 bis 15 Gäste eine Serviceperson eingeplant werden.
- Wann sollte man Getränke und frische Zutaten vorbereiten?
- Stelle Getränke am Vortag kalt und hole frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag ab. Schneide Gemüse und bereite Desserts so vor, dass am Abend selbst nur noch gekühlt, angerichtet und serviert werden muss.
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