Een benefietbraderie organiseren: zo pak je het aan

Begin met het doelbedrag, de datum en een locatie waar kramen, bezoekers en eventuele partytenten passen. Controleer daarna direct vergunningen en leg vast welk deel van de opbrengst naar het goede doel gaat. Benader standhouders vroeg, werk een duidelijk kramenplan uit en regel betaalmogelijkheden, donatieboxen en vrijwilligers voordat je drukwerk bestelt. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad, weersverwachting en een strakke opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Kramenplan uitwerken
2 personen
4
Goede doel bekendmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Standhouders benaderen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Tafels en stoelen reserveren
11
Afvalinzameling reserveren
12
Drukwerk bestellen
13
Plattegrond afdrukken
14
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
15
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
16
Prijskaartjes maken
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Kramen opbouwen
6 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Partytenten opzetten
6 personen
27
Stroom aansluiten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
30
Kramen inrichten
8 personen
31
Buffet voorbereiden
4 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Bezoekers ontvangen
3 personen
36
Donaties registreren
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee schenken
2 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Standhouders ondersteunen
2 personen
43
Laatste verkoop aankondigen
44
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Kassa afsluiten
2 personen
46
Donatieboxen verzegelen
2 personen
47
Kramen leeghalen
6 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Afval verzamelen
4 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
52
Meubilair terugbrengen
3 personen
53
Apparatuur retourneren
2 personen
54
Donaties overmaken
2 personen
55
Standhouders bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 80
Kraamtafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Donatieboxenaantal 3
Menukaartenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Tips

Leg standhouders een uiterste aanmelddatum op van minimaal 4 weken voor de braderie. Zo houd je tijd over om lege plekken in het kramenplan op te vullen en tafels, stoelen en kledingrekken te reserveren.
Maak het donatieproces zichtbaar bij de ingang en bij de betaalpunten. Zet donatieboxen klaar, vermeld het goede doel op het drukwerk en test betaalterminals uiterlijk 2 dagen vooraf.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Reken voor het plaatsen van kramen, klaptafels, stoelen en partytenten op minstens 2 uur met 4 tot 6 vrijwilligers.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wie partytenten, verlengkabels, stekkerdozen en koelboxen meeneemt. Leg kwetsbare spullen en houdbare voorraad niet al op de avond ervoor buiten klaar.
Tel drank en herbruikbare bekers per bezoekerspiek, niet alleen per standhouder. Koel de dranken de dag ervoor en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op één herkenbaar uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietbraderie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan vergunningen, locatie en standhouders in de eerste 2 weken; houd minimaal 4 weken over voor bevestigingen, drukwerk en de praktische voorbereiding.
Heb je een vergunning nodig voor een benefietbraderie?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, bezoekersaantallen en openbare ruimte. Controleer dit direct na het vastleggen van de datum en vraag de gemeente uiterlijk 8 weken vooraf welke melding of vergunning nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietbraderie?: Reken bij een kleine braderie op minimaal 6 vrijwilligers: 4 voor de opbouw en 2 voor ontvangst, donaties en praktische vragen. Voeg per extra 10 standhouders ongeveer 1 vrijwilliger toe voor toezicht en ondersteuning.
Wanneer moet je standhouders voor een braderie bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 3 weken voor de braderie. Vraag tegelijk hun kraamafmeting, stroombehoefte en eventuele dieetwensen uit, zodat je het kramenplan en de catering tijdig kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.