Organiser une braderie de charité sans rien oublier
Une braderie de charité se prépare d’abord comme une petite opération logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par confirmer la date et le lieu, vérifier les autorisations et définir l’association bénéficiaire. Enchaînez ensuite avec le plan des stands, les inscriptions des exposants et la réservation du mobilier. Les derniers jours servent surtout à répartir les bénévoles, préparer les paiements et vérifier la météo, plutôt qu’à résoudre des oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Élaborer le plan des stands
2 personnes
- 4
Annoncer l'association caritative
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Contacter les exposants
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Confirmer les exposants
2 personnes
- 10
Réserver des tables et des chaises
- 11
Réserver l’enlèvement des déchets
- 12
Commander les imprimés
- 13
Imprimer le plan
- 14
Préparer le mode de paiement
2 personnes
- 15
Préparer les boîtes de dons
2 personnes
- 16
Créer les étiquettes de prix
2 personnes
- 17
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 18
Vérifier les prévisions météo
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 22
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 23
Monter les stands
6 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Installer les tentes de fête
6 personnes
- 27
Brancher l’électricité
2 personnes
- 28
Suspendre la décoration
3 personnes
- 29
Installer la signalisation
2 personnes
- 30
Aménager les stands
8 personnes
- 31
Préparer le buffet
4 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 34
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 36
Enregistrer les dons
2 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Servir le café et le thé
2 personnes
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Vérifier les toilettes
- 42
Soutenir les exposants
2 personnes
- 43
Annoncer la dernière vente
- 44
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 45
Clôturer la caisse
2 personnes
- 46
Sceller les boîtes de dons
2 personnes
- 47
Démonter les stands
6 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Rassembler les déchets
4 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 51
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
- 52
Ramener le mobilier
3 personnes
- 53
Retourner le matériel
2 personnes
- 54
Verser les dons
2 personnes
- 55
Remercier les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 16
- Chaises pliantesqté 80
- Tables de standqté 12
- Portants à vêtementsqté 6
- Nappesqté 16
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Enceintesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Papier aluminiumqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Décoration de tableqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux indicateursqté 10
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pilesqté 24
Catering
- Caissesqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Boîtes à donsqté 3
- Cartes de menuqté 12
- Badges nominatifsqté 40
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Balai et pelleqté 3
- Balais à mainqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et les autorisations avant d’annoncer la braderie. Sans ces trois confirmations, évitez d’envoyer les invitations ou de recruter les exposants.
- Dessinez le plan des stands avant de confirmer les inscriptions. Prévoyez les tables, portants et allées, puis gardez une zone clairement accessible pour les dons et les paiements.
- Demandez les besoins alimentaires des exposants au moment de l’inscription, pas la veille. Cela laisse le temps de prévoir les boissons, le café et le matériel de service adapté.
- Préparez les boîtes de dons, les étiquettes de prix et les terminaux de paiement plusieurs jours avant l’ouverture. Testez chaque moyen de paiement et prévoyez une solution de secours.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions, notamment le montage, l’accueil, les boissons, la caisse et le nettoyage. Vérifiez la météo au moins 48 heures avant pour ajuster les tentes et l’installation extérieure.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une braderie de charité ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, le mobilier et les imprimés prennent généralement plus de temps que prévu.
- Combien de bénévoles faut-il pour une braderie de charité ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les paiements, 1 personne pour les boissons ou la restauration, et 2 à 4 personnes pour le montage et le rangement. Ajoutez des relais par créneaux de 2 à 3 heures pour éviter les postes laissés sans surveillance.
- Quand confirmer les exposants ?
- Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant la braderie. Confirmez ensuite les exposants sous 7 jours, avec leur emplacement, leurs horaires d’arrivée et leurs besoins en tables ou en chaises.
- Que préparer la veille d’une braderie de charité ?
- La veille, rassemblez les stocks non périssables, imprimez le plan, préparez les étiquettes et chargez le matériel de paiement. Refroidissez les boissons et vérifiez les prévisions météo au plus tard 24 heures avant le début de l’installation.
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