Zo organiseer je een benefietbarbecue

Een benefietbarbecue vraagt om een strakke volgorde: leg eerst datum, locatie en barbecues vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en boodschappen. Verzamel dieetwensen voordat je porties maakt en wijs iemand aan voor het donatiepunt en contant wisselgeld. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, tafels, verlichting en veilige barbecueplekken op. Daarna richt je buffet en drankpunt in, zodat het eten pas vlak voor aanvang buiten staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Barbecues reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Tafels en stoelen bevestigen
10
Contantgeld voor wisselgeld halen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Groenten en kruiden voorbereiden
3 personen
14
Vlees en vegetarische opties portioneren
3 personen
15
Desserts gekoeld bewaren
2 personen
16
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
17
Terrein en entree controleren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Barbecues veilig opstellen
3 personen
21
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Verlichting en kabels plaatsen
2 personen
24
Informatiebord en donatiepunt plaatsen
2 personen
25
Eten en dranken klaarzetten
4 personen
26
Allergenen en dieetopties labelen
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

28
Grills aansteken
2 personen
29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Donaties registreren
2 personen
31
Hapjes en salades serveren
3 personen
32
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
33
Barbecuegerechten serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels netjes houden
2 personen
36
Koffie en thee bijvullen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Laatste donaties verwerken
2 personen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Eten veilig koelen
2 personen
41
Servies en bestek verzamelen
3 personen
42
Barbecues uitdoven en reinigen
3 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
46
Servies en bestek afwassen
3 personen
47
Terrein schoonmaken
4 personen
48
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
49
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
50
Materialen controleren en drogen
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
53
Donatieopbrengst veilig afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2

Tips

Regel barbecues en partytenten vroeg en controleer uiterlijk een week vooraf of de reserveringen en aantallen kloppen. Zonder schaduw- of regenplek loopt de ontvangst direct vast bij slecht weer.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als totaal aantal gasten: noteer dieetwensen en maak aparte porties voor vlees en vegetarische opties. Controleer deze gegevens nogmaals voordat je de boodschappen doet.
Plan de opbouw in blokken van 30 tot 60 minuten. Zet eerst terrein, tenten, tafels en stoelen klaar, daarna de barbecues, en pas als laatste buffet, gekoelde desserts en dranken.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor het donatiepunt en haal vóór de dag zelf contantgeld voor wisselgeld. Een donatiebox zonder uitleg, toezicht of kleine coupures zorgt snel voor vertraging bij de entree.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Houd een alternatief klaar voor losse versiering, kabels en de plek van het buffet als wind of regen wordt voorspeld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een benefietbarbecue organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie en barbecues. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet je de boodschappen doen voor een benefietbarbecue?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vers vlees, vegetarische producten en groenten zo laat mogelijk. Koel dranken minimaal 12 uur voor aanvang, zodat ze bij de start koud zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietbarbecue?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de entree en donaties, 2 voor eten en drinken en 2 voor de barbecue. Bij grotere groepen voeg je per extra barbecue minstens 1 barbecuevrijwilliger toe.
Wanneer zet je het eten klaar bij een benefietbarbecue?: Zet buffet en dranken ongeveer 15 tot 30 minuten voor aanvang klaar. Bewaar desserts gekoeld en houd vlees en vegetarische porties gescheiden totdat de barbecues veilig op temperatuur zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.