Ein Benefiz-Grillfest Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefiz-Grillfest müssen Bewirtung, Helfer und Spenden sammeln gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum und Ort, reserviere die Grills und verschicke die Einladungen frühzeitig. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, teilst Freiwillige ein und prüfst regelmäßig das Wetter. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Getränke kühlen, Speisen vorbereiten, Spendenstelle sichtbar aufbauen und Grills sicher aufstellen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Grills reservieren
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
7
Wettervorhersage prüfen
8
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
9
Tische und Stühle befestigen
10
Bargeld für Wechselgeld holen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Getränke kühlen
2 Personen
13
Gemüse und Kräuter vorbereiten
3 Personen
14
Fleisch- und vegetarische Optionen portionieren
3 Personen
15
Desserts gekühlt lagern
2 Personen
16
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
17
Gelände und Eingang kontrollieren
2 Personen
18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Grills sicher aufstellen
3 Personen
21
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
22
Dekoration aufhängen
2 Personen
23
Beleuchtung und Kabel verlegen
2 Personen
24
Informationsschild und Spendenstelle aufstellen
2 Personen
25
Essen und Getränke bereitstellen
4 Personen
26
Allergene und Diätoptionen kennzeichnen
2 Personen
27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

28
Grills anzünden
2 Personen
29
Gäste empfangen
3 Personen
30
Spenden erfassen
2 Personen
31
Snacks und Salate servieren
3 Personen
32
Barbecuegerichte zubereiten
4 Personen
33
Grillgerichte servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Buffet und Tische ordentlich halten
2 Personen
36
Kaffee und Tee nachfüllen
37
Mülleimer leeren
2 Personen
38
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
39
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

40
Speisen sicher kühlen
2 Personen
41
Geschirr und Besteck sammeln
3 Personen
42
Grills ablöschen und reinigen
3 Personen
43
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
44
Partyzelte abbauen
4 Personen
45
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
46
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
47
Gelände reinigen
4 Personen
48
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
49
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
50
Materialien prüfen und trocknen
2 Personen
51
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
52
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
53
Spendenerlös sicher einzahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2

Tipps

Plane die Helfer nicht erst für den Veranstaltungstag ein: Teile Aufgaben für Aufbau, Grill, Buffet, Getränkestation und Abbau vorab zu und halte Ersatzpersonen bereit.
Erfasse vegetarische Optionen und weitere Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen. Portionierte Fleisch- und Gemüseangebote verhindern, dass am Grill lange nachsortiert werden muss.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und entscheide dann über die Partyzelte. Tische und Stühle sollten zusätzlich gegen Umkippen gesichert werden.
Kühle die Getränke rechtzeitig und richte eine eigene Getränkestation ein. Bargeld für Wechselgeld solltest du vor dem Fest besorgen, damit die Spendenstelle nicht wegen fehlender Münzen warten muss.
Kontrolliere vor dem Eintreffen der Gäste Eingang, Gelände, Beleuchtung und Kabel. Stelle Informationsschild und Spendenstelle gut sichtbar auf und halte Desserts bis zum Servieren gekühlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefiz-Grillfest planen?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Grillreservierung. Verschicke die Einladungen danach und plane eine feste Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche ein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Benefiz-Grillfest?: Plane mindestens 1 Person für die Organisation, 2 bis 3 Personen am Grill, 1 bis 2 Personen für Getränke und Buffet sowie Helfer für Aufbau und Abbau ein. Für jede Schicht solltest du zusätzlich mindestens eine Ersatzperson vorsehen.
Wann soll man die Getränke für ein Grillfest kühlen?: Stelle die Getränke mindestens 6 Stunden vor Beginn kalt; größere Mengen brauchen gegebenenfalls eine Nacht. Richte die Getränkestation vor dem Eintreffen der Gäste ein, damit der Ausschank nicht den Aufbau verzögert.
Wie richtet man die Spendenstelle beim Benefiz-Grillfest ein?: Stelle sie am Eingang oder an einem gut sichtbaren Durchgang auf und beschrifte sie klar. Lege Wechselgeld und Informationsmaterial spätestens während des Aufbaus bereit, also etwa 1 bis 2 Stunden vor Beginn.

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