Zo organiseer je een benefietavond zonder losse eindjes
Begin een benefietavond niet met de uitnodiging, maar met het doelbedrag, het goede doel en de begroting. Leg daarna de locatie, datum, betaalwijze en het programma vast; die keuzes bepalen hoeveel gasten en vrijwilligers je aankunt. Regel sprekers, artiesten, catering en sponsoren vroeg, want beschikbaarheid is vaak de beperkende factor. In de laatste weken draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, veilingitems, loterijprijzen en een draaiboek dat iedereen kan volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en doel vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Begroting opstellen
2 personen
- 5
Goede doel bevestigen
- 6
Betaalwijze bepalen
2 personen
- 7
Programma samenstellen
2 personen
- 8
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
- 9
Catering reserveren
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Sociale berichten plaatsen
- 13
Aanmeldformulier openen
- 14
Sponsoren benaderen
2 personen
- 15
Veilingitems verzamelen
3 personen
- 16
Prijzen voor loterij regelen
2 personen
- 17
Aanmeldingen verwerken
- 18
Dieetwensen verzamelen
- 19
Vrijwilligers werven
2 personen
- 20
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 21
Draaiboek afdrukken
- 22
Naamkaartjes maken
2 personen
- 23
Tafelschikking maken
2 personen
- 24
Veilinglijst afdrukken
- 25
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
- 26
Contantgeld ophalen
2 personen
- 27
Betaalterminal testen
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 31
Locatiesleutels ophalen
- 32
Leveringen aannemen
2 personen
- 33
Zaal controleren
2 personen
- 34
Tafels opstellen
4 personen
- 35
Stoelen plaatsen
4 personen
- 36
Buffet inrichten
3 personen
- 37
Bar inrichten
3 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Licht en muziek testen
2 personen
- 40
Veilingitems uitstallen
2 personen
- 41
Inschrijving klaarzetten
2 personen
- 42
Naamkaartjes klaarleggen
- 43
Vrijwilligers briefen
2 personen
Event
- 44
Gasten ontvangen
4 personen
- 45
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 46
Entreegelden innen
2 personen
- 47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 48
Programma aankondigen
- 49
Koffie en thee serveren
3 personen
- 50
Hapjes serveren
4 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Optredens begeleiden
2 personen
- 53
Buffet openen
3 personen
- 54
Buffet aanvullen
3 personen
- 55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 56
Veiling begeleiden
3 personen
- 57
Loterij trekken
2 personen
- 58
Donaties registreren
2 personen
- 59
Dankwoord uitspreken
- 60
Afscheid nemen van gasten
3 personen
- 61
Geld tellen en afsluiten
3 personen
Nazorg
- 62
Tafels afruimen
4 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Locatie schoonmaken
5 personen
- 68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
- 72
Opbrengst overmaken
2 personen
- 73
Bedankberichten versturen
2 personen
- 74
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Kledinghakenaantal 30
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 10
- Donatiebordenaantal 4
- Veilingbordjesaantal 100
- Fotowand
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de financiële basis uiterlijk 10 tot 12 weken vooraf: zet verwachte inkomsten, catering, techniek en overige kosten naast elkaar en bepaal of gasten betalen via een betaalterminal, overschrijving of beide.
- Reserveer de locatie pas nadat je capaciteit en indeling hebt gecontroleerd. Teken ruimte voor diner-, buffet- en statafels uit en plan ook een plek voor kledinghaken, veilingitems en de betaalpunten.
- Boek sprekers, artiesten en catering minimaal 8 weken vooraf. Vraag de cateraar meteen naar aantallen diner- en dessertborden, glazen, bestek, warmhoudbakken en mogelijkheden voor dieetwensen.
- Open het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken vooraf en sluit het 5 tot 7 dagen voor de avond. Gebruik de definitieve lijst voor naamkaartjes, tafelschikking, catering en de indeling van vrijwilligers.
- Maak het draaiboek niet alleen voor de organisator: druk per vrijwilliger een versie af met tijden, taken en contactgegevens. Test microfoons, speakers, laptops, printers, betaalterminals en verlengkabels minstens 2 uur voor ontvangst van de gasten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?
- Reken op 10 tot 12 weken voorbereiding voor een avond met catering, sprekers, sponsoren, veiling of loterij. Begin eerder als de locatie of artiesten beperkt beschikbaar zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietavond?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten voor ontvangst, betalingen, cateringondersteuning en veiling of loterij. Bij 100 gasten kom je dus uit op ongeveer 5 tot 7 vrijwilligers, naast de hoofdorganisator.
- Wanneer moet je de catering voor een benefietavond vastleggen?
- Leg de catering ongeveer 8 weken vooraf vast en geef het definitieve aantal gasten 5 tot 7 dagen voor het diner door. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier, zodat je niet op de avond zelf hoeft te improviseren.
- Hoe organiseer je een veiling tijdens een benefietavond?
- Verzamel veilingitems uiterlijk 4 weken vooraf en maak een lijst met item, beschrijving en startbedrag. Druk de veilinglijst af, wijs één presentator en één persoon voor betalingen aan en reserveer minimaal 20 tot 30 minuten in het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!