Einen Benefizabend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Benefizabend müssen Spendenzweck, Ablauf und Abrechnung von Anfang an zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ziel und Budget fest, reserviere dann den passenden Raum und kläre Genehmigungen sowie Zahlungsarten. Danach folgen Programm, Gästegewinnung, Sponsoren, Auktion und Tombola. Plane die letzten Tage nicht nur für Dekoration ein: Namensschilder, Tischordnung, Drucksachen, Helferrollen und Technik entscheiden darüber, ob der Abend ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Zweck festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Budget erstellen
2 Personen
5
Wohltätigkeitsorganisation bestätigen
6
Zahlungsart festlegen
2 Personen
7
Programm zusammenstellen
2 Personen
8
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
9
Catering reservieren
10
Einladungen gestalten
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Social-Media-Posts veröffentlichen
13
Anmeldeformular öffnen
14
Sponsoren ansprechen
2 Personen
15
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
16
Preise für die Tombola besorgen
2 Personen
17
Anmeldungen bearbeiten
18
Ernährungswünsche erfassen
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Tischordnung erstellen
2 Personen
24
Auktionsliste drucken
25
Losbriefe vorbereiten
2 Personen
26
Bargeld abholen
2 Personen
27
Bezahlterminal testen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Standortschlüssel abholen
32
Lieferungen annehmen
2 Personen
33
Saal kontrollieren
2 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Buffet aufbauen
3 Personen
37
Bar einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Licht und Musik testen
2 Personen
40
Auktionsartikel ausstellen
2 Personen
41
Anmeldung vorbereiten
2 Personen
42
Namensschilder bereitlegen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

44
Gäste empfangen
4 Personen
45
Anmeldungen abhaken
2 Personen
46
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
47
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
48
Programm ankündigen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
4 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Auftritte betreuen
2 Personen
53
Buffet eröffnen
3 Personen
54
Buffet auffüllen
3 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Versteigerung begleiten
3 Personen
57
Tombola ziehen
2 Personen
58
Spenden erfassen
2 Personen
59
Dankeswort sprechen
60
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
61
Geld zählen und abschließen
3 Personen

Nachbereitung

62
Tische abräumen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Location reinigen
5 Personen
68
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
72
Einnahmen überweisen
2 Personen
73
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
74
Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderhakenAnz. 30

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Drucker
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 10
SpendentafelnAnz. 4
AuktionsschilderAnz. 100
Fotowand

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens 12 Wochen vor dem Termin fest, welcher Organisation der Erlös zugutekommt und wie Spenden, Eintritt, Tombola und Auktion getrennt dokumentiert werden. So fehlen am Ende keine Nachweise.
Buche Sprecher, Künstler, Catering und Technik erst nach einem belastbaren Zeitplan. Reserviere für Aufbau, Soundcheck und Einlass jeweils mindestens 60 Minuten zusätzlich zur eigentlichen Veranstaltungszeit.
Öffne das Anmeldeformular früh und frage neben Name und Kontakt auch Ernährungswünsche ab. Prüfe die Liste spätestens 7 Tage vorher und übertrage die endgültige Zahl auf Catering, Sitzplätze und Namensschilder.
Für Auktion und Tombola brauchst du mehr als Sachpreise: Erstelle eine nummerierte Auktionsliste, bereite Lose vor und lege Kartenterminal, Laptop und Drucker für Zahlungen und Belege bereit.
Teile die Freiwilligen mit festen Uhrzeiten ein: mindestens zwei Personen für Einlass und Namensschilder, zwei für Tombola oder Auktion und eine verantwortliche Person für Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Zweck, Budget und Location. Für Sponsoren, Künstler, Catering und Einladungen bleiben dann noch mehrere Wochen Puffer.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizabend?: Plane mindestens sechs Helfer zusätzlich zur Veranstaltungsleitung ein: zwei für den Einlass, zwei für Tombola oder Auktion, eine Person für Technik und eine für spontane Aufgaben. Bei mehr als 100 Gästen solltest du pro 50 weitere Gäste etwa zwei Helfer ergänzen.
Was muss eine Einladung zum Benefizabend enthalten?: Nenne Termin, Einlasszeit, Veranstaltungsort, Spendenzweck, Teilnahmebeitrag oder Zahlungsart und den Anmeldeschluss. Verschicke die Einladung idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Abend und erinnere 7 Tage vorher.
Wann sollte man die Sitzordnung und Namensschilder erstellen?: Schließe die Gästeliste 7 Tage vor der Veranstaltung und erstelle Sitzordnung sowie Namensschilder spätestens 3 Tage vorher. Berücksichtige dabei bestätigte Ernährungswünsche und besondere Platzbedarfe.

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