Zo organiseer je een benefietavond zonder losse eindjes

Begin een benefietavond niet met de uitnodiging, maar met het bedrag dat je wilt ophalen en de kosten die daarvan af moeten. Leg daarna datum, locatie en programma vast, zodat je weet hoeveel gasten, vrijwilligers en materialen nodig zijn. Regel vroeg de betaalwijze voor donaties, sprekers, artiesten en eventuele veilingitems. In de laatste week draait alles om bevestigen: aanmeldingen, dieetwensen, catering, techniek en de taakverdeling op de avond zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
6
Begroting en entreeprijs maken
2 personen
7
Donatiedoel formuleren
2 personen
8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Herinnering naar gasten sturen
15
Reserveringen maken
2 personen
16
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
17
Veilingitems verzamelen
3 personen
18
Veilinglijst opstellen
2 personen
19
Betaalwijze voor donaties testen
2 personen
20
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
21
Draaiboek afdrukken
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken ophalen
2 personen
24
Veilingitems ophalen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Leveringen aannemen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Buffettafels plaatsen
3 personen
30
Registratietafel inrichten
2 personen
31
Donatietafel inrichten
2 personen
32
Veilingtafel inrichten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Licht en muziek testen
2 personen
35
Presentatie en microfoon testen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Naamlabels en gastenlijst klaarleggen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Entree registreren
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Donaties registreren
2 personen
46
Programma aankondigen
47
Optredens begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Veiling uitleggen
54
Veiling begeleiden
2 personen
55
Veilingbetalingen registreren
2 personen
56
Tussentijdse opbrengst melden
57
Laatste donaties ophalen
2 personen
58
Afscheid en bedankwoord verzorgen
59
Gasten veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

60
Restanten verpakken
3 personen
61
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
62
Servies verzamelen
4 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Zaal schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Materialen retourneren
3 personen
73
Veilingitems bezorgen
2 personen
74
Opbrengst overmaken
2 personen
75
Bedankbericht versturen
2 personen
76
Opbrengst bekendmaken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Eetlepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Catering

Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Etagèresaantal 4
Broodmandenaantal 6
IJsblokemmersaantal 4
Menukaartenaantal 12
Naamlabelsaantal 100
Biedformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Lotendoos
Tombolakaartenaantal 100
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstandaardsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Fotowand
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Glazenwassersaantal 2

Tips

Bepaal eerst je netto-opbrengstdoel en zet alle kosten in dezelfde begroting. Zo kun je de entreeprijs bepalen zonder te doen alsof de volledige opbrengst naar het doel gaat.
Test de betaalwijze voor donaties minimaal 7 dagen vooraf met een klein bedrag. Controleer ook wie tijdens de avond betalingen registreert en hoe je contant geld veilig bewaart.
Plan het programma per blok en geef sprekers en artiesten een duidelijke spreektijd. Reserveer minstens 30 minuten speling voor uitloop, wissels en de veiling.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen voor de benefietavond definitief. Wijs afzonderlijke mensen aan voor ontvangst, catering, techniek, donaties en het ophalen van veilingitems.
Controleer 24 uur vooraf of beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers werken op de plek waar ze worden gebruikt. Zet een afgedrukt draaiboek klaar, zodat de avond niet afhankelijk is van één laptop of telefoon.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voorbereiding. Daarmee houd je tijd over voor een geschikte locatie, sprekers of artiesten, promotie, veilingitems en het verzamelen van aanmeldingen.
Hoe bepaal je de entreeprijs voor een benefietavond?: Tel de verwachte vaste en variabele kosten op en deel die door het aantal betalende gasten. Voeg daarna een bedrag toe dat past bij je netto-opbrengstdoel; werk bij voorkeur met één duidelijke entreeprijs en een aparte donatiemogelijkheid.
Wanneer moet je de catering voor een benefietavond bestellen?: Plaats de cateringbestelling ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond en geef de definitieve aantallen daarna door.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietavond?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 25 gasten voor ontvangst en praktische hulp, plus aparte verantwoordelijken voor techniek, donaties en de veiling. Bij 100 gasten kom je daarmee uit op minstens 6 mensen, exclusief sprekers en artiesten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.