So organisierst du einen Benefizabend

Ein Benefizabend braucht mehr als ein gutes Programm: Ziel, Spendenweg und Ablauf müssen früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und Spendenziel, bevor du Einladungen verschickst oder Künstler buchst. Danach folgen Budget, Catering, Auktion und Helferplanung in einer festen Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Rückmeldungen und einen Test der Zahlungsmethode ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
3 Personen
4
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
7
Spendenziel festlegen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
11
Poster verteilen
3 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Erinnerung an Gäste senden
15
Reservierungen vornehmen
2 Personen
16
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
17
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
18
Auktionsliste erstellen
2 Personen
19
Zahlungsmethode für Spenden testen
2 Personen
20
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
21
Drehbuch ausdrucken
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke abholen
2 Personen
24
Auktionsartikel abholen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Ort überprüfen
2 Personen
27
Lieferungen annehmen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
30
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
31
Spendentisch einrichten
2 Personen
32
Auktionstisch einrichten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Licht und Musik testen
2 Personen
35
Präsentation und Mikrofon testen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Namensschilder und Gästeliste bereitlegen
2 Personen
41
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

42
Gäste empfangen
4 Personen
43
Einlass registrieren
2 Personen
44
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
45
Spenden erfassen
2 Personen
46
Programm ankündigen
47
Auftritte betreuen
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet eröffnen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Auktion erklären
54
Versteigerung begleiten
2 Personen
55
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
56
Zwischenergebnis melden
57
Letzte Spenden abholen
2 Personen
58
Abschied und Dankesrede halten
59
Gäste sicher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Restbestände verpacken
3 Personen
61
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
62
Geschirr sammeln
4 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Küche reinigen
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
72
Materialien zurückgeben
3 Personen
73
Auktionsartikel liefern
2 Personen
74
Einnahmen überweisen
2 Personen
75
Dankesnachricht versenden
2 Personen
76
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
EtagerenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
EiswürfeleimerAnz. 4
SpeisekartenAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
GebotsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
Losbox
Tombola-LoseAnz. 100
Einkäufe

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
GeldkassetteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtständerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
Fotowand
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
FensterputzerAnz. 2

Tipps

Lege Spendenziel, Eintrittspreis und Budget fest, bevor du Programm und Catering verbindlich buchst. So weißt du, wie viel der Abend mindestens einbringen muss.
Verschicke Einladungen erst, wenn Ort, Beginn, Programm und Anmeldemöglichkeit feststehen. Schicke etwa 7 Tage vor dem Benefizabend eine Erinnerung und frage dabei Ernährungswünsche ab.
Sammle Auktionsartikel spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung und erstelle daraus eine nummerierte Liste. Lege außerdem fest, wie Gebote und Zahlungen dokumentiert werden.
Teste die Zahlungsmethode für Spenden mindestens 3 Tage vorher mit einer kleinen Transaktion. Ein Ersatzweg für Spenden und Eintritt verhindert Verzögerungen, falls Technik oder Internet ausfallen.
Teile Helfer nach Zeitfenstern ein: Empfang, Garderobe, Catering, Auktion und Technik brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Beamer, Mikrofone und Lautsprecher geprüft werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Einladungen brauchen Vorlauf; die letzten 7 Tage gehören vor allem Rückmeldungen, Einkäufen und Techniktests.
Wie legt man das Spendenziel für einen Benefizabend fest?: Rechne erwartete Einnahmen aus Eintritt, Spenden und Auktion zusammen und ziehe alle Kosten ab. Setze das Ziel so, dass es mit der erwarteten Gästezahl und einem realistischen Durchschnittsbetrag pro Person erreichbar bleibt.
Wann sollte man das Catering für einen Benefizabend bestellen?: Gib die Bestellung etwa 10 bis 14 Tage vorher auf, sobald die Anmeldezahlen stabil sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Abend und bestätige die Mengen anschließend mit dem Catering.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Benefizabend?: Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit ein, bei Auktion, Projektion und mehreren Mikrofonen eher 3 Stunden. Prüfe zuerst Sitzplätze und Buffet, danach Bild, Ton, Spendenmethode und den Ablauf mit dem Moderationsteam.

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