Zo organiseer je een benefietavond

Begin met het doel van de benefietavond en het bedrag dat je wilt ophalen. Leg daarna datum, locatie, begroting en programma vast, voordat je sprekers, optredens en sponsoren benadert. Regel vroeg de praktische voorwaarden, zoals vergunningen, verzekering, meubilair en geluidsapparatuur. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en de laatste boodschappen. Op de avond zelf moet vooral duidelijk zijn hoe gasten kunnen doneren en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Sprekers en optredens boeken
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Reservering locatie bevestigen
9
Reservering meubilair maken
10
Reservering geluidsapparatuur maken
11
Uitnodiging opstellen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Promotie online plaatsen
14
Posters ophangen
2 personen
15
Sponsoren benaderen
2 personen
16
Donatie-doel toelichten
17
Aanmeldingen verwerken
18
Dieetwensen verzamelen
19
Herinnering aan gasten sturen
20
Definitieve gastenlijst maken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
24
Verse producten koelen
2 personen
25
Programma printen
26
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
27
Donatieformulieren klaarleggen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Entreebalie inrichten
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Verlichting plaatsen
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Buffet klaarzetten
3 personen
38
Techniek testen
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Gasten ontvangen
4 personen
41
Donaties registreren
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet bijhouden
2 personen
46
Programma aankondigen
47
Optredens begeleiden
2 personen
48
Gasten uitzwaaien
3 personen
49
Geld veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Meubilair afbreken
4 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Locatie schoonmaken
4 personen
55
Decoratie verwijderen
2 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen
58
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
59
Opbrengst bekendmaken
60
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 90
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Kaarshoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Fotowand
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Touwaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmandenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Servetdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handvegeraantal 2

Administratie

Naamkaartjesaantal 100
Programma'saantal 100
Donatieformulierenaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Geldkistaantal 2
Pinapparaat
QR-donatiekaartenaantal 20
Plakbadgesaantal 100
Kassa-enveloppenaantal 10

Veiligheid

Zaklampenaantal 3
Kabelmattenaantal 6
Afzetlintaantal 2
Brandblusser

Tips

Bepaal vóór je het programma maakt hoeveel geld je wilt ophalen en waaraan het wordt besteed. Zet dat doel op de uitnodiging en licht het bij de entree en tijdens de avond opnieuw toe.
Boek sprekers, optredens, geluidsinstallatie en draadloze microfoons pas definitief nadat de locatie en het tijdschema zijn gecontroleerd. Plan minimaal één volledige test van geluid en microfoons vóór de gasten binnenkomen.
Controleer vergunningen en verzekering zodra datum en locatie vaststaan. Een benefietavond met muziek, verkoop, loterij of een openbaar karakter kan aanvullende voorwaarden hebben; wacht daarmee niet tot de laatste week.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak uiterlijk 3 dagen vooraf een definitieve gastenlijst. Koel verse producten direct na ontvangst en bewaar houdbare boodschappen apart, zodat de voorbereiding op de dag zelf overzichtelijk blijft.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: entree, garderobe, buffet, programma, donaties en techniek. Leg ook vast wie tijdens de avond problemen oplost en wie na afloop het opgehaalde bedrag controleert en registreert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor locatie, vergunningen, sprekers, sponsoren, uitnodigingen en aanmeldingen; houd de laatste 7 dagen vrij voor bevestigingen en boodschappen.
Hoe maak je een programma voor een benefietavond?: Plan blokken van 20 tot 30 minuten en houd ruimte voor ontvangst, eten, donatiemomenten en een afsluiting. Zet het doel van de avond minstens 2 keer duidelijk in het programma, bijvoorbeeld bij de opening en vóór de laatste inzameling.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een benefietavond?: Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en tel dieetwensen apart mee. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of servies, buffetruimte, koffiezetapparaten en koeling voldoende zijn.
Wat moet je regelen voor donaties tijdens een benefietavond?: Kies vóór het versturen van de uitnodiging hoe gasten kunnen doneren en leg het doelbedrag helder uit. Zorg op de avond voor een zichtbaar donatiepunt bij de entree, een tweede aankondiging tijdens het programma en minimaal 2 personen voor controle en registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.