Organiser une soirée caritative, étape par étape
Une soirée caritative réussie commence par un objectif financier précis, puis se construit autour d’un lieu, d’un programme et d’un budget réalistes. Fixez d’abord la date et la capacité d’accueil avant de contacter les intervenants, les sponsors ou les prestataires. Prévoyez ensuite un suivi rigoureux des inscriptions, des régimes alimentaires et des dons attendus. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, l’assurance, le matériel technique et le stockage des achats avant le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
- 3
Établir le budget
2 personnes
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Réserver les intervenants et les spectacles
2 personnes
- 6
Vérifier les autorisations
- 7
Vérifier l’assurance
- 8
Confirmer la réservation du lieu
- 9
Faire la réservation du mobilier
- 10
Faire une réservation de matériel sonore
- 11
Rédiger l’invitation
2 personnes
- 12
Envoyer les invitations
2 personnes
- 13
Publier la promotion en ligne
- 14
Accrocher les affiches
2 personnes
- 15
Contacter les sponsors
2 personnes
- 16
Expliquer l’objectif de don
- 17
Traiter les inscriptions
- 18
Recueillir les besoins alimentaires
- 19
Envoyer un rappel aux invités
- 20
Établir la liste définitive des invités
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
- 24
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
- 25
Imprimer le programme
- 26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 27
Préparer les formulaires de don
Événement
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Installer les tables
4 personnes
- 30
Installer les chaises
4 personnes
- 31
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 33
Installer l’éclairage
2 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Préparer les en-cas
4 personnes
- 37
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 38
Tester la technique
2 personnes
- 39
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 40
Accueillir les invités
4 personnes
- 41
Enregistrer les dons
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Suivre le buffet
2 personnes
- 46
Annoncer le programme
- 47
Accompagner les spectacles
2 personnes
- 48
Raccompagner les invités
3 personnes
- 49
Clôturer la caisse en sécurité
2 personnes
Suivi
- 50
Rassembler les déchets
3 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Démonter le mobilier
4 personnes
- 53
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 54
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 55
Retirer la décoration
2 personnes
- 56
Rassembler les objets trouvés
- 57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 58
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
- 59
Annoncer le montant récolté
- 60
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 90
- Tables de buffetqté 3
- Bureau d’accueil
- Portantsqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 90
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Batteries externesqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
Décoration
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Compositions floralesqté 8
- Bougeoirsqté 12
- Bougies LEDqté 24
- Mur photo
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Cordeqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Paniers de cuisinierqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Thermosqté 6
- Cuillères à glaceqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Distributeurs de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Balayetteqté 2
Administration
- Badges nominatifsqté 100
- Programmesqté 100
- Formulaires de donqté 100
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Caisseqté 2
- Terminal de paiement
- Cartes de don QRqté 20
- Badges adhésifsqté 100
- Enveloppes de caisseqté 10
Sécurité
- Lampes de pocheqté 3
- Passe-câblesqté 6
- Ruban de balisageqté 2
- Extincteur
Conseils
- Commencez par chiffrer le montant net à collecter et le coût maximal de la soirée. Gardez une marge pour les dépenses imprévues plutôt que d’affecter tout le budget au repas ou à la décoration.
- Validez la capacité du lieu avant d’envoyer les invitations. Elle doit couvrir les invités, les intervenants, l’espace buffet, l’accueil, les tables et les chaises sans bloquer les circulations.
- Bloquez tôt les personnes qui prennent la parole et les animations. Vérifiez ensuite les besoins techniques : sonorisation, microphones sans fil, pieds de micro, rallonges et multiprises.
- Présentez clairement le but du don dans l’invitation et pendant la soirée. Envoyez un rappel quelques jours avant la date limite d’inscription, puis relevez les allergies et préférences alimentaires avant les achats frais.
- Terminez par un planning horaire imprimé et une liste de contrôle séparée pour l’accueil, le buffet et la technique. Achetez les produits non périssables à l’avance, mais gardez les produits frais au réfrigérateur jusqu’au moment nécessaire.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée caritative ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les intervenants et les invitations.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée caritative ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la soirée et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser les quantités, les régimes alimentaires et la disposition des tables.
- Combien de matériel prévoir par invité ?
- Prévoyez au minimum une assiette, un verre, une fourchette, un couteau et une cuillère par personne, avec 10 % de réserve. Ajoutez les assiettes à dessert, les tasses et les ustensiles de service selon le programme du repas.
- Quand acheter les boissons et les produits pour le buffet ?
- Achetez les produits non périssables 1 à 2 semaines à l’avance et les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant la soirée. Contrôlez les quantités après la clôture des inscriptions et gardez les produits frais au froid.
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